Organisation, tidsregistrering, fravær og rekruttering.
Vigtigste områder
- Organisation — Struktur & hierarki.
- Personale — Medarbejderprofiler & stamdata.
- Tidsregistrering — Arbejdstider & timeløn.
- Fravær — Ferie & fraværsdage, vagtbytte.
- Onboarding — Tjeklister & skabeloner til nye kolleger.
- Reviews & Performance — Vurderinger.
- Rekruttering — Stillinger & ansøgninger.
- Rejseudgifter — Udgifter & refusion.
Opret & Onboard Medarbejdere
Hver medarbejder oprettes én gang under Medarbejdere — stamdata, kontrakt og adgange er derefter tilgængelige for alle HR-områder. Med en onboarding-skabelon starter hver nyansættelse straks fuldt ud.
Opret Medarbejder
Under Medarbejdere, klik på "Ny Medarbejder" — indtast navn, stilling, afdeling og ansættelsesdato.
Udfyld Stamdata
Gennemgå fanerne i profilen: bankoplysninger, nødkontakt, kvalifikationer, skatte- og kontraktdata.
Tildel Onboarding-skabelon
Vælg en skabelon fra Onboarding-skabeloner — tjeklisten med alle opgaver oprettes automatisk.
Følg Fremskridt
Afkryds udførte trin; status viser, hvornår medarbejderen er fuldt onboardet.
Tildel AIRIS-adgang
Inviter om nødvendigt under AIRIS-adgang — medarbejderen registrerer derefter selv tider og fravær.
Tidsregistrering & Godkendelse
Arbejdstider registreres i Tidsregistrering, godkendes af lederen og indgår automatisk i analyser og lønforberedelse.
Registrer Tid
Medarbejdere stempler ind/ud eller indtaster tider manuelt — med pauser og projekt/aktivitet.
Tjek Team-oversigt
Lederen ser alle registrerede tider i teamet og identificerer manglende eller usædvanlige registreringer.
Godkend
Godkend korrekte indtastninger — kun godkendte tider tæller for analyser og afregning.
Analyser
Eksporter timer, overarbejde og saldi pr. medarbejder eller periode via rapporterne.
Ved skifteholdsarbejde planlægger du hele uger i vagtplanen (Roster) — de planlagte tider fungerer derefter som skabelon for registreringen.
For nat- og weekendvagter (f.eks. VVS-beredskab) findes der en fane "Vagt" i tidsregistreringen: Opret rotation for de valgte montører, overfør vagt eller annuller med begrundelse — planen bevares som dokumentation.
Anmelder en kunde en hastende fejl via QR-mærkaten på sit anlæg, alarmeres den person, der ifølge vagtplanen har vagt. Med „Jeg overtager“ tildeles opgaven; uden overtagelse videresendes alarmen efter den indstillede frist til næste person, til sidst til driftsledelsen. Kontoret kan se status på opgaven („Vagt alarmeret“, „Vagt har overtaget“). Knappen „Alarm aktiv“ og fristen indstilles under fanen „Vagt“ på kortet „Udkaldsalarm“; under „Seneste alarmer“ vises for hvert trin, hvad der blev leveret eller sprunget over. Telefoniske nødstilfælde modtager DivineMind p.t. ikke automatisk — detaljer findes i kapitlet VVS.
Auto-vagtplan: ud fra behov & tilgængelighed
AIRIS opretter automatisk ugentlige vagtplaner: ud fra personalebehov pr. lokation, åbningstider og medarbejdernes tilgængelighed. Godkendt fravær (ferie/sygdom) og allerede planlagte vagter tages i betragtning.
Indtast åbningstider & behov
Indstillinger → Lokationer → Tandhjul ved lokation → Fanen „Vagtplan“: Registrer åbningstider pr. ugedag og minimumsbemanding (dag, tidsrum, rolle, antal).
Tilgængelighed & ønsker pr. medarbejder
I medarbejderprofilen under „HR-indstillinger“ indtast tilgængelighed pr. ugedag (tidsrum) og eventuelle ønsker. Tom = ikke tilgængelig den pågældende dag.
Opret automatisk
Vælg uge i vagtplanen og klik på „Opret automatisk“. AIRIS viser en forhåndsvisning med dækning i %, hvem der er bemandet, og hvor der er ledige vagter — med „Anvend“ gemmes planen.
Tilpas sygemelding
Bliver nogen syg: „Tilpas sygemelding“ → Vælg medarbejder og periode. AIRIS markerer vagterne som „syg“ og søger efter erstatning; findes der ingen, oprettes en ledig vagt til overtagelse.
Forbliver en vagt ubesat, opretter AIRIS den som en „ledig vagt“ — synlig på tværs af lokationer, så tilgængelige kolleger kan overtage den.
I medarbejderprofilen under "HR-indstillinger" → "Filialer" angiver De den primære filial, yderligere filialer, hvor personen må arbejde, eller indstillingen "Afløser" (alle filialer). Automatisk vagtplanlægning, tilkaldeanmodninger og overtagelse af åbne vagter i appen følger disse regler — samt hviletid (EU/UK 11 timer, Canada 8), ugentlige timer og kvalifikationer.
Sygemelder en medarbejder sig (via app, AIRIS eller fravær), bliver vagten åben, og systemet søger efter en afløser: først i egen filial, derefter i godkendte nabofilialer, så afløsere — ud fra hvem der er ledig, kvalificeret og har ledige timer. Filiallederen modtager straks en push-besked og klokkenotifikation med forslaget og trykker på "Send anmodning" i vagtplanen; tillader De det i autonomi-opsætningen (HR · Anmod om afløser), spørger systemet automatisk. Kollegaen modtager en push- og WhatsApp-besked med "Jeg overtager" / "Jeg kan ikke" — uden at få oplyst, hvem der er fraværende, eller hvorfor. Svares der ikke, går anmodningen efter tidsfristen (10 til 60 minutter, afhængigt af vagtstart) videre til den næste person.
Ansøg & Godkend Fravær
Ferie og fravær håndteres via Fravær som ansøgning → godkendelse → kalenderindtastning. Restferie og kvoter afregnes automatisk.
Indsend Ansøgning
Medarbejderen vælger type (ferie, sygdom, særlig orlov), periode og tilføjer om nødvendigt en note.
Tjek Kvotering
Systemet viser den resterende ret og advarer ved overlap i teamet.
Godkend eller Afvis
Lederen træffer beslutning i godkendelses-indbakken; medarbejderen får automatisk besked.
Kalender & Saldo
Godkendt fravær vises i teamkalenderen, restferien opdateres øjeblikkeligt.
Medarbejdere kan bytte vagter direkte indbyrdes — byttet videresendes til lederen for bekræftelse.
Rekruttering: Fra Stilling til Ansættelse
Under Rekruttering opslår du stillinger og fører ansøgere gennem en pipeline til ansættelse — struktureret og sporbar.
Opret Stilling
Brug stillingsassistenten til at indtaste titel, afdeling, krav og opslagstekst.
Udgiv
Aktiver stillingen og del ansøgningslinket — indkomne ansøgninger lander automatisk i første pipeline-fase.
Flyt Ansøgere
Træk og slip kandidater gennem faserne på Kanban-boardet (f.eks. Screening → Interview → Tilbud).
Vurder & Beslut
Registrer vurderinger og noter pr. kandidat; et udfald (ansættelse/afslag) afslutter ansøgningen.
Overfør til Team
Ved ansættelse, opret kandidaten som medarbejder under Medarbejdere og start onboarding.
Indsend & Refunder Rejseudgifter
Forretningsrejser registreres i Rejseudgifter som en rejse med individuelle poster, kontrolleres og refunderes — inklusive kilometergodtgørelse og diæter.
Opret Rejse
Indtast årsag, destination og periode for rejsen.
Poster & Bilag
Tilføj individuelle udgifter (hotel, tog, forplejning) med bilag; ture via kilometerberegneren, dagpenge via diættabellen.
Indsend
Indsend den komplette rejse til kontrol — summen beregnes automatisk.
Kontroller & Refunder
Lederen godkender i indbakken; det godkendte beløb er klar til refusion.
Vurderinger & Performance
- Reviews — strukturerede medarbejdersamtaler og vurderingscyklusser.
- Mål & OKR — sæt mål, mål fremskridt, registrer resultater.
- 1:1-samtaler — dokumenter regelmæssige møder med dagsorden og noter.
- 360°-feedback — indhent feedback fra flere perspektiver.
Definer onboarding-skabeloner grundigt én gang — hver nyansættelse starter dermed straks fuldstændigt og ensartet.