Yderligere moduler

Den første skærm efter login er en rapport, ikke en menyside: Hvad der er sket siden i går, hvad der nu kræver en beslutning fra dig, og et forslag fra AIRIS.

• Siden i går: offentliggjorte indlæg, nye potentielle kunder, kundehenvendelser besvaret af AIRIS, afsendte e-mails, betalte fakturaer med totalbeløb, udførte opgaver.
• Venter på dig: højst tre punkter, hver klikbar og direkte til det rette sted — åbne godkendelser med beløb, udløbende dokumentation, forfaldne mangler, eskalerede samtaler.
• For nye konti desuden: Velkomstkort med det næste relevante trin og en opsætnings-tjekliste med fremskridt i procent.
• Branche-hurtige resultater: op til tre startopgaver, der passer til din branche, hver fører direkte til funktionen.

Revisorvisningen for hvert opkald, AIRIS har håndteret: tidspunkt, opkalder, resumé, fuld samtaleforløb — og hver enkelt handling udført af AI'en med argumenter, resultat og risikoklasse. Til Deres kontrol og som dokumentation over for revisorer.

• Liste over alle opkald med nøgletal: hvor mange har en mangel, hvor mange mangler transskriptionen eller resuméet, hvor mange havde en ukendt opkalder.
• Et klik åbner sagen for opkaldet — resumé, samtaleforløb og AI'ens handlinger i samtalens rækkefølge.
• Hver handling har en risikoklasse: Info (kun læst), Opret (en datapost oprettes) eller Udsendt (noget blev sendt til kunden og kan ikke fortrydes).
• Mangler vises i stedet for at blive skjult. En revisorvisning, der skjuler manglende registreringer, ville være værdiløs.
• Henvisningen til AI-offentliggørelse i henhold til EU's AI-lov artikel 50 findes i hver sag.

Samarbejd direkte med kunder og leverandører, der også bruger DivineMind: Foretag bestillinger og se dokumenter direkte uden omveje med PDF-e-mails. Vigtigt: Systemet afslører aldrig, om en ekstern virksomhed bruger DivineMind – en forbindelse oprettes udelukkende, hvis begge parter accepterer det.

• Anmod om forbindelse: Åbn kontakten eller leverandøren, og klik på „Direkte forbindelse“. Knappen ser altid ens ud – hvis virksomheden bruger DivineMind, modtager de din anmodning; hvis de ikke gør det endnu, bliver det til en invitation.
• Den anden part bekræfter under „Partnernetværk“ → Anmodninger til dig. Først derefter kan I se hinanden; et afslag forbliver uden tilbagemelding.
• Bestilling: Ved en aktiv forbindelse åbner du partnerens sortiment, indtaster mængder og sender bestillingen. De priser, som partneren har registreret for dig, er gældende.
• Hos leverandøren oprettes der straks en accepteret salgsordre med ordrebekræftelse, og hos dig den tilsvarende bestilling – begge er knyttet sammen.
• Til højre herfor kan du løbende se de ordrer, følgesedler og fakturaer, som partneren har oprettet i forbindelse med dine bestillinger.
• Afbrydelse er til enhver tid mulig: Forbindelsen afsluttes, og eksisterende bilag forbliver uændrede.

For virksomheder med flere selvstændige selskaber: en fælles oversigt over tal og vareoverførsler mellem selskaberne, uden at opgive klientadskillelsen.

• Opret koncern — den aktuelt aktive virksomhed bliver hovedkontoret; tilføj yderligere virksomheder med rolle (lokation, centrallager, holding).
• Koncernoversigt: Månedlig omsætning, udestående fordringer, lagerbeholdning og teamstørrelse som sum og pr. virksomhed.
• Opret overførsel: Vælg modtagervirksomhed, produkt og mængde — aktuelt én produktposition pr. overførsel.
• Modtagervirksomheden bogfører modtagelsen; først derved ændres lagerbeholdningen.
• Derefter valgfrit afregne: genererer et fakturaudkast, som du kan gennemgå og sende i fakturamodulet.

Overblikket over alle firmakøretøjer, med tre faner: Oversigt, ejeransvar og udlejning.

• Oversigt med trafiklys pr. køretøj: Syn overskredet rød, forfalder om otte uger gul; desuden kilometertal, hvem der er på farten og omkostningerne for de seneste tolv måneder.
• Tildeling af bilag sker i to trin: først en testkørsel, der viser entydige nummerplade-match og tvivlstilfælde, derefter overtagelse med et tryk på en knap.
• Ejeransvar: Dokumenter kørekortkontrol, instruktion og UVV-kontrol pr. fører og køretøj, med dato, resultat og næste forfaldsdato.
• Førere, der aldrig kører, kan med begrundelse undtages fra kontrollen; dokumentationen kan downloades som en CSV-fil.
• Udlejning: Opret takster (dagspris, frikilometer, pris pr. ekstra kilometer, depositum), tildel pr. køretøj og aktiver online reservation; den offentlige udlejningslink kopierer du her.

Hver overdragelse af et poolkøretøj til kunder eller medarbejdere som en separat proces — fra erstatningsbil og prøvekørsel til betalt lejebil.

• Vælg procestype (seks typer) — omkostningsbæreren forudfyldes passende, f.eks. garantisag på producentens regning eller gratis værksteds-erstatningsbil.
• Indtast periode; kun køretøjer, der faktisk er ledige i denne periode, tilbydes.
• Registrer stand ved overdragelse: kilometertal og tankniveau; for betalte processer desuden daglig sats, inkluderede kilometer og pris pr. ekstra kilometer.
• Åbn lejekontrakt som PDF og få den underskrevet.
• Ved returnering registreres kilometer, tankniveau og skader — systemet beregner den samlede sum ud fra dage og ekstra kilometer.

Offentlige udbud og private behovssignaler, filtreret på det, der passer til dig — plus en sag for dine igangværende ansøgninger.

• Filtrer efter land, type, ordrestørrelse, kilde og branche; hurtigfilter for hjemmemarked, anbefalinger og gemte.
• Tabellen sorteres efter relevans eller frist; frister under syv dage fremhæves.
• Fold række ud: AIRIS forklarer, hvorfor dette udbud er relevant nu, og skriver om ønsket et ansøgningsudkast.
• Overfør til sag: Processen flyttes til din ansøgningsliste med status, frist og værdi.
• I sagen: Vedligehold status, opret en Cloud-mappe, upload dokumenter og vedhæft bilag som referencer eller videoer.

Værktøjet til det første møde med potentielle kunder: Udfyld spørgeskema under samtalen, heraf genererer AIRIS en rapport med konkrete besparelsesmuligheder.

• Opret analyse og registrer stamdata: Firma, kontaktperson, branche, antal medarbejdere.
• Spørgeskema i seks blokke — Drift, Tilgængelighed, Salg, Administration, Mennesker og Processer, Mål; en tæller viser, hvor mange spørgsmål der er besvaret.
• Generer rapport: Resumé af, hvordan der arbejdes i dag, en oversigt over besparelsesmuligheder med forsigtigt estimeret besparelse pr. emne, anbefalet startpunkt og næste skridt.
• Gem som PDF og giv den med til den potentielle kunde — rapporten er designet til A4 med brevpapir.

Opslagsværk for virksomhedsdata fra Østrig og Tyskland — til kontrol af oplysninger før første kontakt eller før en ordre.

• Vælg land, indtast firmanavn, gennemse resultatliste: Navn, status, virksomhedsregisternummer, sted, retsform og kompetent domstol.
• For Tyskland kan du desuden filtrere efter registertype og springe direkte til Bundesanzeiger og Unternehmensregister.
• For Østrig er detaljerede filtre tilgængelige: Søgeområde, retsform, domstol, sted og præcis søgning.

Pr. i dag slutter processen ved resultatlisten: Detaljevisning af enkelte virksomheder og dokumenthentning er endnu ikke implementeret, og resultater kan endnu ikke direkte overtages som kontakt.

Advokatkontor-modulet er bygget til advokatfirmaer: sager med sagsnummer, kollisionskontrol, frister og genbesøg, tidsregistrering på sagen og derfra honorarnotaen. I advokatfirmaets menu er der „Sager“ og „Frist“; revisorer og andre virksomheder åbner modulet direkte under Sager. Dine klienter er kontakter eller virksomheder i CRM.

• Oversigt under Sager: Åbne sager, forfaldne frister, forfalder om 7 dage og det ikke-afregnede beløb; søg sager efter sagsnummer, emne, klient eller modpart og filtrer efter åben, hvilende eller arkiveret.
• „Upload dokument“ i sagen tilføjer filen til sagen og samtidig til klientens CRM-sag; dokumenter kan omdøbes; „Slet“ fjerner dem også fra CRM-sagen.
• Kun tider på en advokatkontor-sag bliver til honorarnota. Tider fra tidsregistrering eller fra DivineTasks fører ikke automatisk til en faktura.

Hver virksomhed sender sin bogføring til revisoren som en fil – uden at advokatkontoret behøver en konto. Der er ingen grænseflade til DATEV, RZL eller BMD; advokatkontoret importerer filerne selv.

For praksisser er DivineMind kontor- og administrationssoftwaren ved siden af praksisadministrationssystemet (PVS) – ikke selve PVS. De generelle moduler, der er beskrevet i denne håndbog, gælder.

• Patienter som kontakter i CRM med e-mails, dokumenter og fakturaer – uden medicinsk journal.
• Bookingside, hvor patienter uden konto selv vælger en tid; i kalenderen inviterer du aftalegæster.
• Fakturaer og tilbud, f.eks. for selvbetalingsydelser, rykkerforløb (automatisk kun, hvis du slår det til), indgående fakturaer via AI og eksport til revisoren.
• DivineMail med AI-udkast til svar, opgaver, cloud, tidsregistrering, vagtplan og ferie, DivineMeet og arbejdsgange som i enhver virksomhed.
• Data ligger i EU (database i Frankfurt, filer i Berlin), hver virksomhed er adskilt fra de andre, uploads med personoplysninger er private.

Serviceudbydere uden eget branchemodul arbejder med de generelle moduler: kundesag, DivineMail, kalender med bookingside, tilbud til faktura, opgaver, cloud, tidsregistrering, arbejdsgange og AIRIS. Her er de processer, der er særligt vigtige for serviceudbydere.

Der medfølger ingen standard skabeloner – du bruger dine egne dokumenter. Hvis kunden ikke har en e-mailadresse, forbliver tilbuddet en kladde.

• Stempling med lokationsregel: I bruger menuen øverst til højre skal du klikke på „Stempl ind“ eller „Stempl ud“. Under Tidsregistrering → „Stempeluhr“ kan ledelsen slå „Stempl kun på lokationen“ til (radius i meter, standard 50); uden for radius eller uden lokationsgodkendelse i browseren afvises indstempling. For haller anbefales en større radius.
• Team-postkasse: I DivineMail under Indstillinger → „Konti“ skal du ved postkassen vælge „Del adgang“, vælge person, indstille „må kun læse“ eller „må skrive“ og klikke „Del“. Kun postkasseejeren kan give eller fjerne adgang.
• Privat arkiv i DivineCloud: Nye filer er private og vises kun via tidsbegrænsede links. Du deler bevidst en mappe udadtil via „Del“ → „Offentligt link“ – med adgangskode, udløbsdato eller maksimalt antal kald; „Tilbagekald“ afslutter linket.
• Notat i DivineMeet kun med samtykke: Værten starter „Start notat“, hver deltager vælger „Enig“ eller „Skriv mig ikke med“. Kun tekst skrives ned, ingen lyd; hvis mødet er tilknyttet en kunde, lander notatet i kundens sag.
• DivineNote: Sider og undersider til referater, briefinger og viden – „Ny side“, skabeloner, favoritter; med „Del“ inviterer du teammedlemmer til at se, kommentere eller redigere, eksport som PDF eller Markdown.