Arkë regjistruese për gastronomi dhe tregti: menuja, plani i tavolinave, arkëtimi, printimi i faturave, fiskalizimi RKSV (sipas rregullores austriake për arkat regjistruese) dhe mbyllja ditore. Arka funksionon në shfletues në pos.divinemind.ai/terminal, ndërsa Backoffice në pos.divinemind.ai/business.
Nga zero te fatura e parë
Rruga më e shkurtër nga një llogari e zbrazët deri te porosia e parë e arkëtuar. Çdo hap zgjat pak minuta; Ju nuk keni nevojë për ndonjë pajisje shtesë — mjafton një tabletë ose kompjuter mit shfletues.
1 · Llogaria dhe kompania
Regjistrohuni në divinemind.ai dhe vendosni të dhënat e kompanisë — adresën, numrin e tatimit dhe të dhënat bankare. Këto të dhëna do të shfaqen më vonë në çdo faturë.
2 · Çaktivizoni arkën
Nën Cilësimet → Modulet e mia në sistemin e arkës, klikoni „Dërgo email-in e konfigurimit“: Arka e parë krijohet, kodi i aktivizimit vjen me email. Në paketat me 749 € dhe 999 €, arka përfshihet pa pagesë shtesë — për aq pajisje sa ju nevojiten.
3 · Krijimi dhe autorizimi i artikujve
Menaxhoni artikujt si zakonisht në DivineMind dhe autorizojini ata për arkën. Për fillim mjaftojnë vetëm disa — të tjerë mund të shtohen në çdo kohë.
4 · Aktivizimi i arkës
Krijoni një arkë në Backoffice; do të merrni një kod aktivizimi. Vendoseni këtë kod në pajisje — në këtë mënyrë arka i caktohet përfundimisht kompanisë suaj.
5 · Konfigurimi i fiskalizimit
Regjistroni njësinë e nënshkrimit dhe gjeneroni faturën Startbeleg (fatura fillestare). Për ushtrim ekziston një modë demo, e cila gjeneron saktësisht të njëjtat fatura — por pa efekt ligjor.
6 · Arkëtimi i porosisë së parë
Punonjësit identifikohen me PIN, prekin artikullin, zgjedhin mënyrën e pagesës. Fatura nënshkruhet dhe printohet; arka e bën mbylljen ditore vetë në orën 05:00 me orën lokale, sipas dëshirës mund ta aktivizoni edhe manualisht.
Konfigurimi i kasës
Çaktivizoni arkën
Arka përfshihet falas në paketat me 749 € dhe 999 €, pa pagesë shtesë për arkë. Nën Cilësimet → Modulet e mia, klikoni te sistemi i arkës „Dërgo email-in e konfigurimit“: Arka e parë krijohet, dhe ju merrni kodin e aktivizimit me email.
Zgjedhja e regjimit të punës: Gastronomi ose Shitje me pakicë
Gjatë konfigurimit, Ju vendosni te cilësimet për njërin nga dy regjimet e punës: Gastronomi (me plan tavolinash) ose Shitje me pakicë (pa plan tavolinash). Në shitjen me pakicë, plani i tavolinave çaktivizohet detyrimisht dhe arka nuk pranon më porosi për tavolina — ajo funksionon vetëm si shitje në banak. Brenda gastronomisë, Ju mund ta aktivizoni ose çaktivizoni planin e tavolinave edhe individualisht, për shembull për një kafene me shitje vetëm në banak.
Krijimi i kasës
Arka të tjera mund t'i krijoni nën Cilësimet → Modulet e mia → Sistemi i arkës te „Menaxho arkat“ (p.sh. Banaku 2, Kopshti i birrës), sipas dëshirës me degë. Çdo arkë e re merr një kod aktivizimi në formën K7MF-P2XR; „Kod i ri“ e zëvendëson atë, kodi i vjetër nuk është më i vlefshëm.
Aktivizo pajisjen
Në pajisje, hapni pos.divinemind.ai/terminal, identifkohuni dhe shkruani kodin e aktivizimit. Pas kësaj, pajisja do të mbetet e lidhur dhe do të raportojë rregullisht si aktive.
Shumë artikuj me CSV ose Excel
Nën Produkte → “Produkt i ri” → “Importo skedar” zgjidhni listën e artikujve (.csv ose .xlsx). Pas shfaqjes paraprake, importoni me shenjën “Aktivizo direkt për arkë”: Artikujt janë menjëherë të shitshëm në arkë dhe të skanueshëm me barkod. Kategorinë e arkës e caktoni më pas në backoffice.
- Numri i arkave nuk është i kufizuar. Një arkë që nuk ju nevojitet më, e çaktivizoni me „Çaktivizo“ dhe e rivendosni në punë me „Riafroj“. Çaktivizimi nuk përfundon një arkë regjistruese sipas RKSV — për këtë ekziston fatura përfundimtare.
- Arka në ueb funksionon në çdo pajisje me shfletues — tablet, laptop ose kompjuter arke. Një aplikacion për pajisjet e arkës Android (Sunmi) do të vijë me përditësimin e ardhshëm të aplikacionit.
- Te cilësimet zgjidhni llojin e biznesit: gastronomi (me tavolina) ose shitje me pakicë (shitje mbi banak). Ky zgjedhje përcakton se cilat funksione do të shfaqen në kasë.
- Regjimi i punës mund të ndryshohet më vonë. Nëse kaloni në shitje me pakicë, plani i tavolinave zhduket nga arka; zonat dhe tavolinat Tuaja mbeten të ruajtura dhe do të jenë përsëri të disponueshme menjëherë pas rikthimit në gastronomi.
Artikujt për arkën
Ekziston saktësisht një regjistër kryesor i artikujve, dhe ai ndodhet në DivineMind. Atë që menaxhoni atje, e shisni në arkë — me të njëjtin çmim, të njëjtën shkallë tatimore dhe të njëjtën gjendje stoku. Në vetë arkë Ju nuk krijoni artikuj.
Menaxhimi i artikujve në DivineMind
Si zakonisht te produktet: emri, çmimi, shkalla tatimore, numri i artikullit, barkodi dhe stoku. Këto të dhëna vlejnë njësoj për ofertën, faturën dhe arkën.
Autorizimi për arkën
Aktivizoni çelësin për arkën te artikulli dhe zgjidhni një kategori arke. Vetëm artikujt e autorizuar shfaqen në butonat e shitjes — artikulli Juaj i stokut për punëtorinë nuk ka pse të shfaqet në arkë.
Përcaktimi i kategorisë së arkës
Kategoria përcakton shkallën tatimore, nëse nuk është caktuar asnjë te artikulli, si dhe renditjen e butonave dhe printerin e faturave: ushqimet në kuzhinë, pijet në bar.
Variantet & Shtesat
Variantet janë versione të të njëjtit artikull (0,3 l / 0,5 l) me çmim ose tarifë shtesë të tyren. Shtesat shtohen (djathë shtesë, patate të skuqura në vend të sallatës) — me sasi maksimale dhe, nëse është e nevojshme, si zgjedhje e detyrueshme. Të dyja këto i menaxhoni në arkë, pasi ato ekzistojnë vetëm aty.
- Një gjendje stoku për gjithçka: Nëse arka shet një artikull, e njëjta gjendje stoku zvogëlohet ashtu si me një fletëdërgesë. Një anulim e kthen sasinë mbrapsht. Shërbimet — për shembull, një orë riparimi — nuk zbriten nga stoku.
- Ndryshimi i çmimit në një vend të vetëm: Çmimi i ri në DivineMind zbatohet menjëherë në çdo arkë, pa pasur nevojë për një menaxhim të dytë.
- Nëse nuk është caktuar asnjë shkallë tatimore për artikullin, zbatohet shkalla e kategorisë së arkës. Për artikujt mit shkallë të vërtetë zero, Ju krijoni një kategori me 0 %.
- Artikujt që nuk i tregtoni më, i hiqni nga arka ose i vendosni si joaktivë. Faturat e vjetra mbeten plotësisht të lexueshme, sepse çdo faturë regjistron emrin dhe çmimin në momentin e shitjes.
Dhoma & Tavolina
Ky seksion vlen për regjimin e punës në gastronomi. Në shitjen me pakicë nuk ka plan tavolinash — mënyra se si funksionon arka atje përshkruhet në seksionin e ardhshëm „Arka në tregti“.
- Së pari, krijoni zona – dhomë ngrënieje, tarracë, dhomë ndenjeje. Më pas, tavolinat për çdo zonë, me emër, numër vendesh dhe formë (e rrumbullakët, katrore, drejtkëndëshe).
- Në planin e tavolinave, poziciononi tavolinat ashtu siç janë në lokal. Arka tregon të njëjtin plan, në mënyrë që stafi juaj t'i njohë tavolinat.
- E zënë apo e lirë: Një tavolinë konsiderohet e zënë sapo një porosi e hapur është në zhvillim – arka tregon numrin e porosisë dhe shumën totale. Prekja hap faturën.
- Një tavolinë me porosi të hapur nuk mund të fshihet. Së pari, arkëtoni ose anuloni, pastaj hiqeni.
- Në operacionet e shitjes me pakicë, çaktivizoni planin e tavolinave në cilësimet; arka atëherë funksionon si një shitje e pastër në banak.
Dizajnimi i planit të tavolinave
Plani i tavolinave është më shumë sesa thjesht një listë tavolinash: ju mund ta riprodhoni hapësirën e klientëve tuaj saktësisht ashtu siç duket në realitet. Kështu, stafi juaj do ta njohë menjëherë ambientin, në vend që të mësojë përmendsh numrat e tavolinave. Planin mund ta gjeni në Backoffice te Restoranti → Tavolinat, në pamjen „Layout“.
Filloni me një model
Përmes opsionit „Modele“, me një klikim të vetëm mund të vendosni planimetrinë e një biznesi tipik — restorant, kafene/bistro, bar/pub ose tarracë. Modeli përfshin mure, banakun, kuzhinën, tualetin dhe hyrjen. Ai vetëm shton elemente dhe nuk fshin kurrë asgjë që ju e keni krijuar tashmë.
Rregullimi i hapësirës
Objektet janë të ndara në tri grupe: Ndërtesa (mur, dritare, derë, hyrje, shkallë, shtyllë, ndarës hapësire), Zonat e punës (bar, banak, kuzhinë, tualet, depo, bufe) dhe Mobilimi (bimë, qilim, divan, oxhak, dekor, mbishkrim). Zgjidhni objektin dhe më pas klikoni mbi plan. Ndërsa muret, dritaret dhe qilimat mund t'i tërhiqni për t'i sjellë në madhësinë e dëshiruar.
Tërheqja e tavolinave
Tavolinat e krijuara rishtazi shfaqen fillimisht në listën „Të papozicionuara“. Tërhiqini ato në vendin e tyre në hapësirë. Me anë të dorezave blu mund të ndryshoni madhësinë, ndërsa me opsionin „Rrotullo“ mund të ndryshoni drejtimin me hapa prej 15 gradësh.
Shtimi i planimetrisë suaj
Nëse keni një planimetri nga arkitekti ose një skicë të vizatuar, mund ta ngarkoni atë te „Imazhi i planimetrisë“. Imazhi do të shfaqet në sfond me ngjyra të zbehta pas planit, dhe ju mund t'i rreshtoni tavolinat tuaja direkt mbi të.
- Gjashtë forma tavolinash: e rrumbullakët, katrore, e zgjatur, ovale, separe dhe tavolinë e lartë. Formën e zgjidhni gjatë krijimit të tavolinës ose mund ta ndryshoni atë në çdo kohë më vonë.
- Rreth çdo tavoline vizatohen aq karrige sa është numri i vendeve të regjistruara të uljes. Në këtë mënyrë, personeli juaj e sheh me një shikim nëse një tavolinë mjafton për grupin.
- „Përshtatja sipas rrjetës“ bën që objektet të mbërthehen në vend, në mënyrë që muret dhe tavolinat të jenë të rreshtuara saktë. Për punë më të detajuara, mund ta çaktivizoni atë.
- Zmadhimi (Zoom) shkon nga 50 deri në 160 për qind — mjaft ndihmues për hapësira të mëdha me shumë tavolina.
- Çdo zonë ka planin e saj. Prandaj, sallën e klientëve, tarracën dhe dhomën e vogël (Stüberl) i konfiguroni njëra pas tjetrës.
- Tavolinat i fshini në pamjen e listës, jo në plan — plani shërben vetëm për rregullimin e vendosjes së tavolinave.
Grupimi dhe bashkimi i tavolinave
Dy gjëra që ndodhin shpesh së bashku gjatë shërbimit, por që nënkuptojnë gjëra të ndryshme — prandaj arka i mban ato të ndara. „Grupimi“ ka të bëjë me mobiliet, ndërsa „bashkimi“ me faturat.
Grupimi i tavolinave (mobiliet)
Nëse vjen një grup i madh klientësh, ju mund të bashkoni disa tavolina në lokal për të krijuar një tavolinë të madhe të përbashkët. Prekni te arka opsionin „Grupo tavolinat“, pastaj zgjidhni tavolinat përkatëse dhe konfirmoni. Në plan, ato do të rrethohen nga një kornizë, ku shfaqet emri dhe numri i përgjithshëm i vendeve — kështu që çdokush e sheh menjëherë se cilat tavolina janë të grupuara. Një prekje mbi një tavolinë të përbashkët ekzistuese i ndan ato përsëri.
Bashkimi i tavolinave (faturat)
Nëse mysafirët ndryshojnë tavolinë ose bashkohen, shtypni „Bashko tavolinat“, zgjidhni fillimisht tavolinën me porosinë e hapur dhe më pas tavolinën e synuar. Arka do t'ju pyesë nëse dëshironi t'i bashkoni ato në një faturë të vetme apo nëse faturat e porosive (bonat) duhet të mbeten të ndara.
- Një tavolinë e bashkuar shpesh krijohet përpara se të mbërrijë grupi i klientëve. Prandaj, bashkimi i tyre nuk kërkon një porosi të hapur — ai thjesht përshkruan se si janë vendosur tavolinat.
- Një tavolinë e bashkuar mund të përbëhet vetëm nga tavolina të së njëjtës zonë. Tavolinat nga salla e brendshme dhe tarraca nuk mund të bashkohen së bashku.
- Ndarja e një tavoline të bashkuar nuk ndikon te faturat. Porositë e hapura (bonat) mbeten aty ku janë.
- Gjatë bashkimit transferohen vetëm porositë e papaguara. Faturat e nënshkruara tashmë mbeten të paprekura — fatura mbetet faturë.
Kush çfarë lejohet të bëjë — Kamarierët, zonat, dorëzimi i ndërrimit
Në një biznes më të madh, disa punonjës punojnë njëkohësisht në të njëjtën arkë. Për të shmangur që dikush të regjistrojë gabimisht në një tavolinë tjetër ose të arkëtojë një faturë të huaj, çdo tavolinë i përket kamarierit që e ka hapur atë.
Caktimi i zonave
Në Backoffice, nën seksionin „Personeli“, ju i caktoni çdo punonjësi zonat e tij — për shembull, tarracën për njërin, sallën e brendshme për tjetrin. Kushdo që nuk ka një caktim të tillë, mund të punojë kudo. Caktimi hyn në fuqi në momentin e hapjes së një tavoline.
Lejimi ose bllokimi i porosive të përbashkëta
Te cilësimet ju mund të përcaktoni nëse kolegët lejohen të shtojnë porosi në një tavolinë të huaj. Si parazgjedhje kjo është e lejuar — gjatë pikut të drekës çdo ndihmë është e mirëpritur. Nëse dëshironi rregulla më strikte, mund ta çaktivizoni këtë opsion.
Dorëzimi i turnit
Në fund të turnit tuaj, hapni planin e tavolinave dhe prekni „Dorëzimi i turnit“. Zgjidhni kolegun që do t'ju zëvendësojë — të gjitha tavolinat tuaja të hapura do të kalojnë menjëherë tek ai. Në këtë mënyrë, ai bëhet përdoruesi kryesor dhe ka të drejtë të kryejë faturimin.
- Pagesat mund t'i pranojë gjithmonë vetëm përdoruesi kryesor i tavolinës. Ky është kamarieri që e ka hapur atë — ose personi tek i cili është transferuar tavolina.
- Pronarët dhe menaxhmenti kanë autorizim të plotë: të shtojnë porosi në tavolina të huaja, të pranojnë pagesa dhe të dorëzojnë turnet për të tjerët.
- Kamarieri përgjegjës shfaqet te tavolina në plan. Ju mund ta çaktivizoni këtë shfaqje te cilësimi „Shfaq në tavolina“.
- Në Backoffice këto bllokime nuk zbatohen — aty punon menaxhmenti, jo stafi i shërbimit.
Ekrani i kuzhinës
Në vend të faturave prej letre, kuzhina mund t'i lexojë porositë në një ekran. Ju mund ta hapni atë në menu te „Ekrani i kuzhinës“ — më së miri në një pajisje që qëndron vazhdimisht në kuzhinë. Ai përditësohet automatikisht çdo disa sekonda.
Lexoni biletën e porosisë
Çdo porosi e hapur është një kartë: emri i tavolinës ose „Banak“, nëse është për t'u konsumuar këtu ose me vete, të gjitha artikujt me sasi, variante, shtesa dhe kërkesat e veçanta të klientit.
Ndryshoni statusin e artikullit
Prekni një pjatë kur të filloni përgatitjen e saj — statusi do të ndryshojë në „në proces“. Një prekje e dytë e vendos atë si „e përfunduar“. Statusi i të gjithë porosisë përditësohet automatikisht.
Përfundoni të gjithë biletën
Nëse gjithçka është gati në të njëjtën kohë, mjafton një klikim te „Porosia gati“ — karta do të zhduket nga ekrani.
- Koha e pritjes shfaqet në çdo kartë dhe ndryshon ngjyrën e saj: e verdhë pas dhjetë minutash, e kuqe pas njëzet minutash. Në këtë mënyrë, menaxhimi i kuzhinës mund të shohë menjëherë, pa kërkuar, se cila biletë ka qëndruar shumë gjatë.
- Ekrani i kuzhinës nuk i zëvendëson printerat e faturave, por i plotëson ato. Ju mund t'i përdorni të dyja paralelisht.
- Ky opsion në menu shfaqet vetëm në modalitetin e punës për Gastronomi.
Në lokal ose me vete
Ushqimet për me vete tatohen ndryshe nga ushqimet që konsumohen në lokal. Prandaj, në arkë, në pjesën e sipërme të zonës së porosisë, mund të kaloni midis opsioneve „Në lokal“ dhe „Për me vete“ — arka do ta llogarisë faturën me shkallën përkatëse të saktë të tatimit.
Përcaktimi i normës te kategoria
Për çdo kategori të arkës, përveç shkallës normale të TVSH-së, ekziston edhe fusha „Shkalla e TVSH-së jashtë lokalit“. Nëse e lini bosh, shitjet jashtë lokalit do të tatohen njëlloj si ato brenda në lokal.
Artikuj të veçantë me përjashtim
Nëse një artikull i veçantë kërkon një shkallë tjetër tatimore nga ajo e kategorisë së tij, vendoseni atë direkt te artikulli. Cilësimi i artikullit ka përparësi ndaj kategorisë, ndërsa kategoria ka përparësi ndaj shkallës për konsum në lokal.
Ndryshimi i opsionit gjatë faturimit
Nëse një klient telefonon dhe porosit për me vete, kalojeni çelësin te „Për me vete“ përpara se të regjistroni porosinë. Të gjitha zërat e faturës do të llogariten me shkallën e jashtme, duke përfshirë edhe ato që shtohen më vonë.
Që nga viti 2026, në Gjermani për ushqimet zbatohet shkalla e reduktuar — si në lokal ashtu edhe jashtë tij. Ndryshimi mbetet kryesisht te pijet. Gjithashtu, ka raste të veçanta në të dyja drejtimet: uji i çezmës dhe disa pije të përziera me qumësht kanë shkallë të reduktuar jashtë lokalit, ndërsa karavidhet, gocat e detit dhe kërmijtë jashtë lokalit tatohen plotësisht. Sqaroni pozicionet e menusë suaj një herë të vetme me konsulentin tuaj tatimor dhe më pas vendosni shkallët përkatëse. Arka llogarit me besueshmëri bazuar në atë që vendosni ju — ajo nuk mund ta bëjë klasifikimin automatikisht për ju.
Magazina e gastronomisë: Hyrje me paketime, dalje me porcione
Ju blini një fuçi birrë dhe shisni gota. Për t'u siguruar që stoku të mbetet i saktë, ju përcaktoni vetëm një herë se sa konsumon një artikull shitjeje nga artikulli i blerjes — më pas, arka e llogarit automatikisht.
Regjistrimi i konsumit
Tek artikulli i arkës, ju vendosni se cili artikull stoku dhe në çfarë sasie konsumohet — p.sh. „Birrë 0,3 l“ konsumon 0,3 litra nga birra fuçi. Një artikull shitjeje mund të përbëhet gjithashtu nga disa përbërës.
Krijimi i njësive të paketimit
Për çdo artikull stoku, ju regjistroni njësitë tuaja të paketimit: Fuçi 50 l, Fuçi 30 l, Arkë me 24. Njërën prej tyre e shënoni si standard — mbi bazën e saj do të matet më vonë stoku i mbetur.
Regjistrimi i hyrjes së mallit
Kur vjen dërgesa, ju e regjistroni atë në njësi paketimi: „2 × Fuçi 30 l“. Arka e konverton në njësinë bazë dhe krediton 60 litra. Si alternativë, mund të regjistroni direkt njësinë bazë.
Shikimi i stokut të mbetur
Stoku shfaqet në njësinë bazë dhe në njësi paketimi: „32,5 l ≈ 0,65 fuçi“. Kjo bëhet qëllimisht me shenjën e përafërsisë — një fuçi e hapur është një vlerësim, jo një shifër ekzakte.
- Jo çdo artikull shitjeje ka nevojë për një artikull blerjeje. Një gotë me ujë çezme për 0,50 € nuk ka konsum dhe as lidhje me stokun — thjesht nuk zbritet asgjë dhe asgjë nuk dështon.
- Pozicione të shumta të të njëjtit artikull magazinë në një faturë — një 0,3l dhe një 0,5l nga e njëjta fuçi — krijojnë një regjistrim të vetëm magazinë në vend të shumë regjistrimeve të vogla.
- Gjatë stornimit, kasa ju pyet: A duhet të regjistrohet malli sërish në magazinë, apo birra ishte hedhur tashmë? Vetëm në rastin "kthehu në magazinë" anulohet konsumi i regjistruar.
- Nëse hiqni një artikull nga një porosi që nuk është paguar kurrë, edhe pse ai ishte shërbyer tashmë, ju sërish e regjistroni konsumin — humbja mbetet e dukshme.
- Shërbimet nuk zbriten kurrë nga magazinimi. Një orë pune në punishte nuk ka gjendje fizike.
Stornimi i pjesshëm
Ndonjëherë kthehet vetëm një pjesë e porosisë — një pjatë e sjellë gabim ose një gotë që është rrëzuar. Për këtë, ju stornoni artikuj të veçantë në vend të të gjithë faturës. Këtë funksion e gjeni në Backoffice te "Porositë".
- Ju zgjidhni artikujt dhe, në rast të sasive të shumta, përcaktoni se sa copë do të kthehen. Përzgjedhja e një arsyeje është e detyrueshme — ajo do të shfaqet më vonë në faturë.
- Për çdo artikull, ju i përgjigjeni pyetjes mbi shërbimin: "kthehet në magazinë" apo "është konsumuar". Kjo përcakton nëse gjendja e magazinës do të rritet sërish.
- Nëse porosia ishte paguar tashmë, krijohet një faturë e veçantë e nënshkruar stornimi. Fatura origjinale mbetet plotësisht e paprekur — asgjë nuk fshihet.
- Shuma e mbetur llogaritet sërish. Nëse në fund stornoni të gjithë artikujt, statusi i porosisë ndryshon në "e rimbursuar" dhe xhiroja kthehet sërish në zero.
Arka në tregti
Në shitjen me pakicë, në shitjen me shumicë dhe në servise, porositë nuk bëhen në tavolinë, por arkëtohen në banak. Për këtë ekziston regjimi i punës për shitje me pakicë: Plani i tavolinave është i çaktivizuar, arka hap menjëherë një kupon të zbrazët dhe Ju i regjistroni mallrat përmes kodit bar në vend të butonave të shitjes. Çdo gjë tjetër — çmimet, tatimi, fiskalizimi, shtypja e kuponëve dhe mbyllja ditore — funksionon saktësisht si në gastronomi.
Vendosja e regjimit të punës në shitje me pakicë
Zgjidhni regjimin e punës për shitje me pakicë te cilësimet. Me këtë, plani i tavolinave çaktivizohet detyrimisht: Arka nuk tregon më tavolina dhe i refuzon porositë në një tavolinë. Ekziston vetëm kuponi aktual në banak.
Menaxhimi i artikujve me kod bar
Regjistroni kodin bar (EAN) und numrin e artikullit te artikulli në DivineMind dhe autorizoni artikullin për arkën. Pa kod bar, shitja funksionon ende përmes kërkimit dhe butonave të shitjes.
Skanimi në vend të shtypjes me dorë
Skanoni barkodin me një skaner dore — artikulli shkon direkt në faturë, një skanim i dytë rrit sasinë. Arka raporton menjëherë kodet e panjohura, në vend që t'i anashkalojë ato në heshtje.
Arkëtimi dhe zbritja e gjendjes së magazinës
Zgjedhni mënyrën e pagesës, shtypni faturën, gati. Me kryerjen e pagesës, gjendja e magazinës zvogëlohet në të njëjtën mënyrë si me një fletëdorëzim — Ju e shihni daljen direkt në magazinë, pa pasur nevojë për një regjistrim të dytë.
- Pa plan tavolinash, pa kuponë kuzhine: Në regjimin e punës për shitje me pakicë, tavolinat, zonat dhe ekrani i kuzhinës nuk përdoren. Printeri i kuponëve dhe shtypja e faturave mbeten të pandryshuara.
- Kategoritë e arkës shërbejnë si grupe mallrash në tregti — ato kontrollojnë shkallën tatimore dhe radhën e butonave të shitjes për mallrat pa kod bar (fruta, mallra me peshore, shërbime).
- Kthimi dhe shkëmbimi bëhen përmes kodit QR në faturë: Arka krijon një faturë kthimi të nënshkruar, fatura origjinale ruhet, dhe mallrat e kthyer shkojnë në inventarin e bllokuar.
- Në servis dhe në sallonin e makinave, Ju kombinoni pjesët dhe orët e punës në një kupon të vetëm. Pjesët zbriten nga gjendja e magazinës, ndërsa shërbimet si një orë pune jo.
- Në shitjen me shumicë, Ju arkëtoni shitjet me marrje vetë dhe ato me para në dorë përmes arkës; porositë klasike me faturë vazhdojnë të përpunohen përmes fletëdorëzimit dhe faturës në DivineMind.
Arkëtimi
Identifikimi me PIN
Çdo punonjës identifikohet me një PIN të vetin (4 deri në 8 shifra). Kështu, çdo porosi i caktohet një personi. PIN-et i caktoni në Backoffice nën Stafi.
Regjistrimi i porosisë
Zgjidhni tavolinën, filtroni ose kërkoni kategorinë, prekni artikullin, konfirmoni variantet dhe shtesat, plotësoni sasinë dhe shënimin (p.sh. pa qepë). Artikujt me barkod mund t'i skanoni — ata shkojnë direkt në faturë.
Dërgimi në kuzhinë dhe bar
Gjatë dërgimit, porosia ruhet dhe shpërndahet automatikisht te printerët përkatës. Nëse në tavolinë ka tashmë një porosi aktive, kasa ju pyet nëse dëshironi ta shtoni atë ose të hapni një faturë të dytë.
Pagesa
Zgjidhni mënyrën e pagesës: para në dorë ose kartë. Klienti paguan me kartë në terminalin tuaj të kartave, arka regjistron shumën — nuk ka lidhje të terminalit. Për pagesat me para në dorë, shuma e marrë futet përmes fushës së pagesës ose shumave të shpejta, dhe shuma e kthimit shfaqet. Pas pagesës, tavolina është përsëri e lirë.
- Ndarja e faturës: Ju mund ta ndani shumën midis disa personave ose të zgjidhni artikuj individualë dhe t'i arkëtoni ata veçmas. Të dyja faturat llogariten përsëri dhe mbyllen individualisht.
- Zbritja: Përpara pagesës mund të zbritet një shumicë në euro. Tatimi reduktohet në mënyrë proporcionale, fatura mbetet e saktë.
- Bakshishi regjistrohet veçmas nga xhiroja. Ai nuk përfshihet në vlerësimin e tatimit dhe nuk ndikon në analizën e të dhënave.
- Çmimet dhe tatimi llogariten nga serveri, jo nga pajisja. Dy kasa arrijnë gjithmonë në të njëjtën shumë, madje edhe me variante, shtesa dhe zbritje.
- Anulimi: Një porosi mund të anulohet duke dhënë një arsye. Nëse ajo ishte paguar tashmë, krijohet një rimbursim — fatura fillestare ruhet.
- Ju përcaktoni në cilësimet se cilat mënyra pagese do të ofrohen; të paktën njëra duhet të mbetet aktive.
- Ekrani i kuzhinës: Porositë e hapura shfaqen në një ekran të veçantë. Kuzhina ndryshon statusin e çdo artikulli nga „në punim e sipër“ në „e përfunduar“, dhe statusi i porosisë përditësohet automatikisht.
Faturat & Printerët
Shtimi i printerit
Te printerët regjistroni çdo pajisje: emrin, llojin (faturë, kuzhinë, bar ose printer i integruar) dhe lidhjen (rrjet me IP dhe portë, USB, Bluetooth). Gjerësinë e letrës e rregulloni në përshtatje me rulin.
Kryerja e një shtypjeje provë
Një shtypje provë verifikon menjëherë nëse printeri është i arritshëm — përpara se mysafiri i parë të ulet në tryezë.
Caktimi i kategorive
Në rrugëzimin e shtypjes, Ju i caktoni çdo printeri kategoritë që ai duhet të nxjerrë: ushqimet në kuzhinë, pijet në bar. Në këtë mënyrë, një porosi e përzier ndahet automatikisht.
Shtypja e faturës
Pas pagesës shtypet fatura e klientit: artikujt së bashku me shtesat dhe shënimet, tregimi i tatimit për çdo normë, mënyra e pagesës, shërbimi dhe kodi i lexueshëm nga makina i fiskalizimit si QR.
- Porositë e shtypjes kalojnë përmes një radhe pritjeje. Nëse një printer nuk është i arritshëm për momentin, porosia përsëritet disa herë në vend që të anulohet.
- Ju mund ta shtypni përsëri një faturë në çdo kohë ose t'ia dërgoni mysafirit me email; përveç kësaj, ajo mund të hapet në ekran.
- Fundfaqen e faturës (falënderimi, orari i punës, shënimi) e vendosni vetëm një herë në cilësimet.
RKSV (rregullorja e sigurisë së arkave) & Fiskalisierung
Regjistrimi i arkës
Në Backoffice ju regjistroni të dhënat e aksesit të njësisë suaj të nënshkrimit — përdoruesin, fjalëkalimin dhe numrin e pjesëmarrësit. Sistemi cakton një numër identifikimi të arkës për këtë dhe i ruan të dhënat e aksesit në mënyrë të enkriptuar. Me „Verbindung testen“ ju i kontrolloni ato menjëherë.
Krijimi i Startbeleg (faturës fillestare)
Përpara xhiros së parë reale, ju gjeneroni faturën Startbeleg (fatura fillestare). Ajo hap zinxhirin e nënshkrimit dhe lëshohet saktësisht një herë për çdo arkë. Ju lutemi ta ruani atë.
Operimi i vazhdueshëm
Çdo faturë e paguar nënshkruhet menjëherë dhe shtohet në zinxhir. Numëruesi i qarkullimit funksionon i koduar, kodi i lexueshëm nga makina shfaqet si QR në faturë. Ju mund ta kontrolloni vetë zinxhirin në Arka fiskale me butonin "Kontrollo zinxhirin".
- Rregullorja e dështimit: Nëse njësia e nënshkrimit nuk është e arritshme, pagesa përfundohet gjithsesi dhe fatura shënohet si faturë dështimi. Kur njësia e nënshkrimit të jetë sërish në dispozicion, një faturë kolektive e mbyll dështimin — zinxhiri mbetet i mbyllur.
- Anulimet nënshkruhen si një lloj i veçantë fature; numëruesi i xhiros llogaritet në përputhje me rrethanat.
- DEP-Export (eksporti i protokollit të regjistrimit të të dhënave): Për administratën tatimore, ju eksportoni protokollin e plotë të regjistrimit të të dhënave — të gjitha faturat e arkës në strukturën e parashikuar, si një skedar për t'u përcjellë.
- Modaliteti demo: Për trajnim dhe prezantim, arka punon me një nënshkrim të simuluar, por me strukturë identike të faturës. Në këtë mënyrë ju ushtroni të gjithë procesin pa krijuar fatura reale. Për përdorim real, më pas krijoni një konfigurim me të dhënat tuaja reale të aksesit.
Çdo arkë mban saktësisht një zinxhir nënshkrimi, dhe Startbeleg (fatura fillestare) lëshohet vetëm një herë. Nëse zëvendësoni një pajisje, konfiguroni një arkë të re me Startbeleg e saj të veçantë — arka e vjetër ruhet me të gjitha faturat dhe nuk fshihet.
Vazhdimi i punës offline
- Arka në shfletues vazhdon të funksionojë edhe nëse interneti bie: Porositë, regjistrimet pasuese, zbritjet, pagesat dhe anulimet ruhen në pajisje.
- Shtypja e faturës përmes printerit të integruar vazhdon të funksionojë offline — mysafiri merr faturën e tij.
- Sapo të rikthehet lidhja, radha e pritjes transmetohet në sekuencën fillestare. Një porosi e krijuar offline dhe të gjitha regjistrimet e mëvonshme në të lidhen së bashku dhe transferohen së bashku.
- Transmetimi kryhet automatikisht dhe përsëritet rregullisht; transaksionet e dështuara provohen përsëri në vend që të humbasin.
- Faturat e krijuara jashtë linje transferohen pa dyfishim të kontabilitetit kur dorëzohen dhe nënshkruhen me kohën reale të shitjes.
- Arka tregon se sa transaksione janë ende në pritje për t'u transmetuar. Mos e fikni pajisjen derisa radha e pritjes të jetë e zbrazur.
Mbyllja ditore dhe raportet
Mbyllja ditore: automatike ose manuale
Arka e bën mbylljen ditore në fund të ditës së biznesit në orën 05:00 me orën lokale. Ju mund ta aktivizoni atë edhe manualisht në Backoffice. Ajo përfshin të gjitha porositë e paguara që nga mbyllja e fundit dhe merr një numër Z të vazhdueshëm; sipas dëshirës, ju mund të mbyllni arkat individuale veçmas.
Leximi i Z-Bon (faturës përmbyllëse ditore)
Fatura Z tregon xhiron totale, taksën e përfshirë, numrin e faturave, shumat për çdo mënyrë pagese (p.sh. para në dorë dhe kartë) dhe ndarjen për çdo normë tatimore — baza për kontrollin e arkës dhe kontabilitetin.
Analizimi
Raportet tregojnë xhiron, vlerën mesatare të faturës, xhiron ditore dhe artikujt më të shitur për një periudhë të zgjedhur lirisht — të dobishme për planifikimin e stafit dhe përditësimin e menusë.
- Nëse nuk ka porosi të paguara gjatë kësaj periudhe, nuk do të gjenerohet asnjë mbyllje — nuk krijohen Z-Bon (fatura përmbyllëse ditore) boshe.
- Bakshishi shfaqet veçmas dhe nuk është pjesë e xhiros.
Konfiguroni menunë, tavolinat dhe printerin dhe kaloni një ditë të plotë në modalitetin demo – duke përfshirë printimin e faturave dhe mbylljen e ditës. Vetëm pas kësaj, ruani të dhënat e vërteta të hyrjes dhe gjeneroni faturën fillestare.