Den lille bedriften og KI: Hvorfor færre ansatte ofte drar størst nytte

I et konsern har man egen regnskapsavdeling, resepsjon og sekretariat. I en bedrift med seks ansatte har man gjerne en eier som svarer på e-poster klokken ni om kvelden. Det er nettopp denne forskjellen som avgjør hvor mye verdi KI faktisk kan tilføre.

Hvor tiden egentlig blir av

Spør man ledere i små bedrifter hva de mangler tid til, nevnes sjelden store prosjekter. Det dreier seg om de mange små oppgavene: en henvendelse som blir liggende ubesvart i tre dager. Et tilbud ingen følger opp. En telefon midt under et kundemøte. Kvitteringer og bilag som hoper seg opp mot slutten av måneden.

Disse oppgavene har noe til felles: De består av tekst, følger faste rutiner, og nødvendig informasjon finnes allerede i bedriften. Dette er nøyaktig det feltet der KI i dag arbeider mest pålitelig.

Effekten er større enn den ser ut til

Et stort selskap sparer tid i én avdeling ved hjelp av KI. En liten bedrift frigjør tid for den viktigste ressursen i virksomheten: personen som håndterer kunder, fastsetter priser og leder de ansatte. Hver time som frigjøres der, går direkte tilbake til kjernevirksomheten.

Kom i gang på tre uker – uten et omfattende IT-prosjekt

Uke én: Koble til innboksen og la KI-en kun sortere meldinger og skrive utkast. Uke to: Gjennomgå utkastene og se hvor mange som kan benyttes uten endringer. Uke tre: Vurdere om enkelte trinn, som oppfølging av tilbud, kan automatiseres helt. Med denne tilnærmingen ser man etter tre uker konkrete resultater basert på egne tall.

Hva små bedrifter bør være oppmerksomme på

Unngå fem separate verktøy som ikke kommuniserer med hverandre. Sørg for at data forblir innenfor EU/EØS, og at det foreligger en gyldig databehandleravtale (GDPR). Viktigst av alt: Etabler klare retningslinjer for hva KI-en har mandat til å utføre på egen hånd, og hva som krever godkjenning.