Organizacija, laiko apskaita, neatvykimai ir įdarbinimas.
Svarbiausios sritys
- Organizacija — Struktūra ir hierarchija.
- Personalas — Darbuotojų profiliai ir pagrindiniai duomenys.
- Laiko apskaita — Darbo laikas ir valandiniai įkainiai.
- Neatvykimai — Atostogos ir pravaikštos, pamainų keitimas.
- Adaptacija — Naujų kolegų kontroliniai sąrašai ir šablonai.
- Apžvalgos ir našumas — Vertinimai.
- Įdarbinimas — Pareigos ir paraiškos.
- Kelionės išlaidos — Dienpinigiai ir kompensavimas.
Darbuotojų kūrimas ir įvedimas į darbą
Kiekvienas darbuotojas vieną kartą sukuriamas skiltyje Darbuotojai — pagrindiniai duomenys, sutartis ir prieigos vėliau prieinami visiems HR skyriams. Su įvedimo į darbą šablonu kiekvienas naujas darbuotojas iškart pradeda pilnavertį darbą.
Sukurti darbuotoją
Skiltyje Darbuotojai spustelėkite „Naujas darbuotojas“ — įveskite vardą, pareigas, skyrių ir įdarbinimo datą.
Užpildyti pagrindinius duomenis
Profile peržiūrėkite skirtukus: banko duomenys, avarinis kontaktas, kvalifikacijos, mokesčių ir sutarties duomenys.
Priskirti įvedimo į darbą šabloną
Pasirinkite šabloną iš Prisijungimo šablonai — užduočių kontrolinis sąrašas bus sukurtas automatiškai.
Stebėti pažangą
Pažymėkite atliktus žingsnius; statusas rodo, iki kada darbuotojas bus visiškai įvestas į darbą.
Suteikti prieigą prie AIRIS
Jei reikia, pakvieskite per Prieiga prie AIRIS — darbuotojas pats registruos laiką ir nebuvimus.
Laiko apskaita ir patvirtinimas
Darbo laikas registruojamas skiltyje Laiko stebėjimas, patvirtinamas vadovo ir automatiškai įtraukiamas į ataskaitas bei atlyginimų paruošimą.
Registruoti laiką
Darbuotojai registruoja atvykimą/išvykimą arba įveda laiką rankiniu būdu — nurodydami pertraukas ir projektą/veiklą.
Peržiūrėti komandos apžvalgą
Vadovas mato visą komandos registruotą laiką ir nustato trūkstamus ar neįprastus įrašus.
Patvirtinti
Patvirtinkite teisingus įrašus — tik patvirtintas laikas įskaitomas į ataskaitas ir atsiskaitymus.
Įvertinti
Per ataskaitas eksportuokite valandas, viršvalandžius ir likučius pagal darbuotoją ar laikotarpį.
Pamaininio darbo atveju, suplanuokite visas savaites iš anksto darbo grafike (roster) — numatyti laikai tarnaus kaip šablonas registravimui.
Naktiniam ir savaitgalio budėjimui (pvz., ŠVK avarinė tarnyba) laiko apskaitoje yra skirtukas „Budėjimas“: sukurkite rotaciją pasirinktiems montuotojams, perkelkite budėjimą arba atšaukite nurodydami priežastį — planas išlieka kaip įrodymas.
Klientui pranešus apie skubų gedimą per QR lipduką ant savo įrangos, apie tai įspėjamas asmuo, budintis pagal grafiką. Paspaudęs „Aš perimu“, jis priskiriamas iškvietimui; jei neperimama, pasibaigus nustatytam terminui aliarmas perduodamas kitam asmeniui, galiausiai – vadovybei. Biuras mato iškvietimo būseną („Budintis įspėtas“, „Budintis perėmė“). Jungiklį „Aliarmas aktyvus“ ir terminą nustatysite kortelėje „Budėjimo aliarmas“, skirtuke „Budėjimas“; skiltyje „Paskutiniai aliarmai“ rodoma, kas kiekviename etape buvo pristatyta arba praleista. Skubių iškvietimų telefonu „DivineMind“ šiuo metu automatiškai nepriima – išsamesnė informacija SHK skyriuje.
Automatinis pamainų grafikas: pagal poreikį ir prieinamumą
AIRIS automatiškai sudaro savaitės pamainų grafiką: pagal personalo poreikį kiekvienoje vietoje, darbo valandas ir darbuotojų prieinamumą. Patvirtintos nebuvimo priežastys (atostogos/liga) ir jau suplanuotos pamainos yra atsižvelgiamos.
Įveskite darbo valandas ir poreikį
Nustatymai → Vietos → Krumpliaratis prie vietos → Skirtukas „Pamainų grafikas“: įveskite darbo valandas kiekvienai savaitės dienai ir minimalų darbuotojų skaičių (Tag, Zeitfenster, Rolle, Anzahl).
Prieinamumas ir pageidavimai kiekvienam darbuotojui
Darbuotojo profilyje, skiltyje „HR nustatymai“, įveskite prieinamumą kiekvienai savaitės dienai (Zeitfenster) ir papildomus pageidavimus. Tuščia = tą dieną nepasiekiamas.
Sukurti automatiškai
Pamainų grafike pasirinkite savaitę ir spustelėkite „Sukurti automatiškai“. AIRIS parodys peržiūrą su padengimu procentais (%), kas yra užimtas ir kur lieka atvirų pamainų — su „Patvirtinti“ planas bus įrašytas.
Koreguoti pranešimą apie ligą
Jei kas nors suserga: „Koreguoti pranešimą apie ligą“ → pasirinkite darbuotoją ir laikotarpį. AIRIS pažymi pamainas kaip „ligos“ ir ieško pakaitalo; jei niekas nerandamas, atsiranda atvira pamaina, kurią galima perimti.
Jei pamaina lieka neužimta, AIRIS ją sukuria kaip „atvirą pamainą“ — matomą visose vietose, kad prieinami kolegos galėtų ją perimti.
Darbuotojo profilyje skiltyje „HR nustatymai“ → „Filialai“ nurodykite pagrindinį filialą, papildomus filialus, kuriuose asmuo gali dirbti, arba parinktį „Pavaduojantis darbuotojas“ (bet kuris filialas). Automatinis tvarkaraštis, pavadavimo užklausos ir laisvų pamainų perėmimas programėlėje vadovaujasi šia taisykle, taip pat poilsio laiku (ES / JK – 11 val., Kanadoje – 8 val.), savaitės valandomis ir kvalifikacija.
Darbuotojui pranešus apie ligą (programėlėje, per AIRIS arba neatvykimų skiltyje), pamaina tampa laisva ir sistema ieško pamainos: pirmiausia savame filiale, vėliau leistinuose kaimyniniuose filialuose, galiausiai tarp pavaduojančių darbuotojų – tų, kurie yra pasiekiami, kvalifikuoti ir turi laisvų valandų. Filialo vadovas iškart gauna pranešimą (push ir varpelį) su pasiūlymu ir pamainų plane paspaudžia „Siųsti užklausą“; jei įgalinta autonomijos nustatymuose (HR · Užklausti pakeitimo), sistema užklausą siunčia pati. Kolega gauna pranešimą (push ir „WhatsApp“) su pasirinkimais „Perimsiu“ / „Negaliu“ – nematydamas, kas ir kodėl neatvyksta. Negavus atsakymo, pasibaigus terminui (nuo 10 iki 60 min., priklausomai nuo pamainos pradžios), užklausa siunčiama kitam asmeniui.
Prašyti ir patvirtinti nebuvimą
Atostogos ir neatvykimai tvarkomi per Nebuvimai kaip prašymas → patvirtinimas → kalendoriaus įrašas. Likusios atostogos ir kvotos automatiškai apskaičiuojamos.
Pateikti prašymą
Darbuotojas pasirenka tipą (atostogos, liga, specialios atostogos), laikotarpį ir, jei reikia, prideda pastabą.
Patikrinti kvotą
Sistema rodo likusį tinkamumą ir įspėja apie persidengimus komandoje.
Patvirtinti arba atmesti
Vadovas priima sprendimą patvirtinimo gautuosiuose; darbuotojas automatiškai informuojamas.
Kalendorius ir likutis
Patvirtinti nebuvimai atsiranda komandos kalendoriuje, likusios atostogos iškart atnaujinamos.
Darbuotojai gali tiesiogiai keistis pamainomis — keitimas persiunčiamas vadovui patvirtinti.
Įdarbinimas: nuo pareigų iki įdarbinimo
Skiltyje Įdarbinimas skelbiate darbo vietas ir vedate kandidatus per procesą iki įdarbinimo — struktūrizuotai ir atsekamai.
Sukurti pareigas
Naudodami pareigų asistentą, įveskite pavadinimą, skyrių, reikalavimus ir skelbimo tekstą.
Paskelbti
Aktyvuokite pareigas ir pasidalykite paraiškos nuoroda — gaunamos paraiškos automatiškai patenka į pirmąjį proceso etapą.
Perkelti kandidatus
Perkelkite kandidatus „Kanban“ lentoje vilkdami ir numesdami per etapus (pvz., peržiūra → interviu → pasiūlymas).
Vertinti ir nuspręsti
Fiksuokite kiekvieno kandidato vertinimus ir pastabas; rezultatas (įdarbinimas/atsisakymas) užbaigia paraišką.
Priėmimas į komandą
Įdarbinus, sukurkite kandidatą kaip darbuotoją skiltyje Darbuotojai ir pradėkite įvedimą į darbą.
Pateikti ir apmokėti kelionės išlaidas
Komandiruotės Kelionės išlaidos skiltyje registruojamos kaip kelionė su atskiromis pozicijomis, tikrinamos ir apmokamos — įskaitant kilometražo ir fiksuotus mokesčius.
Sukurti kelionę
Įrašyti kelionės progą, tikslą ir laikotarpį.
Pozicijos ir kvitai
Pridėti atskiras išlaidas (viešbutis, traukinys, vaišinimas) su kvitu; keliones per kilometražo skaičiuoklę, dienpinigius per fiksuotų mokesčių lentelę.
Pateikti
Pateikti visą kelionę patikrinimui — suma bus apskaičiuota automatiškai.
Patikrinti ir apmokėti
Vadovas patvirtina gautuosiuose; patvirtinta suma paruošta apmokėjimui.
Vertinimai ir veiklos rezultatai
- Apžvalgos — struktūrizuoti pokalbiai su darbuotojais ir vertinimo ciklai.
- Tikslai ir OKR — nustatyti tikslus, matuoti pažangą, fiksuoti rezultatus.
- Pokalbiai „vienas su vienu“ — dokumentuoti reguliarius susitikimus su darbotvarke ir pastabomis.
- 360° grįžtamasis ryšys — gauti atsiliepimus iš kelių perspektyvų.
Vieną kartą aiškiai apibrėžkite adaptacijos šablonus — kiekvienas naujas darbuotojas iškart pradės dirbti visapusiškai ir vieningai.