Organisatsioon, aja jälgimine, puudumised ja värbamine.
Peamised valdkonnad
- Organisatsioon — Struktuur ja hierarhia.
- Personal — Töötajaprofiilid ja põhiandmed.
- Aja jälgimine — Tööajad ja tunnitasud.
- Puudumised — Puhkused ja puudumised, vahetuste vahetus.
- Sisseelamine — Kontrollnimekirjad ja mallid uutele kolleegidele.
- Ülevaated ja tulemuslikkus — Hindamised.
- Värbamine — Töökohad ja kandideerimised.
- Reisikulud — Kulud ja hüvitised.
Töötajate loomine ja sisseelamine
Iga töötaja luuakse üks kord jaotises Töötajad — põhiandmed, leping ja ligipääsud on seejärel kõigile HR-valdkondadele kättesaadavad. Sisseelamise malliga algab iga uus töölevõtmine koheselt täielikult.
Töötaja loomine
Jaotises Töötajad klõpsake „Uus töötaja“ — sisestage nimi, ametikoht, osakond ja tööle asumise kuupäev.
Põhiandmete täitmine
Profiilis vaadake läbi vahelehed: Pangakonto andmed, hädaabikontakt, kvalifikatsioonid, maksu- ja lepinguandmed.
Sisseelamise malli määramine
Valige mall jaotisest Sisseelamise mallid — kõigi ülesannetega kontrollnimekiri luuakse automaatselt.
Edenemise jälgimine
Märkige tehtud sammud linnukesega; olek näitab, millal töötaja on täielikult sisse elanud.
AIRIS-e ligipääsu andmine
Vajadusel kutsuge jaotises AIRIS-e ligipääs — töötaja sisestab seejärel ise ajad ja puudumised.
Ajaarvestus ja kinnitamine
Tööajad registreeritakse jaotises Aja jälgimine, kinnitatakse juhi poolt ja sisestatakse automaatselt analüüsidesse ja palgaarvestuse ettevalmistusse.
Aja registreerimine
Töötajad registreerivad oma aja sisse/välja või sisestavad ajad käsitsi — koos pauside ja projekti/tegevusega.
Meeskonna ülevaate kontrollimine
Juht näeb kõiki meeskonna registreeritud aegu ja tuvastab puuduvad või ebatavalised kanded.
Kinnitamine
Kinnitage õiged kanded — ainult kinnitatud ajad arvestatakse analüüside ja arvelduse jaoks.
Analüüsima
Aruannete kaudu eksportige tunnid, ületunnid ja saldod iga töötaja või perioodi kohta.
Vahetustega töö korral planeerige töögraafikus (Roster) terved nädalad ette — planeeritud ajad on siis sisestamise malliks.
Öö- ja nädalavahetuse valvekorra (nt sanitaartehnika hädaabiteenus) jaoks on tööajaarvestuses vaheleht „Valve“: looge rotatsioon valitud tehnikute vahel, andke valvekord üle või tühistage see põhjendusega — plaan jääb tõendina alles.
Kui klient teatab seadmel oleva QR-kleebise kaudu kiireloomulisest rikkest, teavitatakse valvegraafiku alusel valves olevat isikut. Nupuga „Võtan üle“ määratakse ta väljakutsele; kui ülevõtmist ei toimu, liigub häire määratud aja möödudes järgmisele isikule, viimasena tegevjuhile. Kontor näeb väljakutse staatust („Valve teavitatud“, „Valve on üle võtnud“). Lülitit „Häire aktiivne“ ja tähtaega saate seadistada vahekaardi „Valvekord“ kaardil „Avariiteenuse häire“; jaotises „Viimased häired“ kuvatakse iga taseme kohta kohaletoimetatud või vahelejäänud teated. Telefonitsi saabuvaid hädaolukordi DivineMind praegu automaatselt vastu ei võta — täpsemalt peatükis SHK.
Automaatne töögraafik: vajaduse ja kättesaadavuse alusel
AIRIS loob nädala töögraafiku automaatselt, tuginedes iga asukoha personalivajadusele, lahtiolekuaegadele ja töötajate kättesaadavusele. Kinnitatud puudumised (puhkus/haigus) ja juba planeeritud vahetused võetakse arvesse.
Lahtiolekuaegade ja vajaduse sisestamine
Seaded → Asukohad → Hammasratas asukoha juures → Vaheleht „Töögraafik“: Sisestage lahtiolekuajad iga nädalapäeva kohta ja minimaalne personalivajadus (päev, ajavahemik, roll, arv).
Kättesaadavus ja soovid töötaja kohta
Töötaja profiilis jaotises „HR-seaded“ sisestage kättesaadavus iga nädalapäeva kohta (ajavahemik) ja valikulised soovid. Tühi = sel päeval pole saadaval.
Loo automaatselt
Valige vahetuste plaanis nädal ja klõpsake „Loo automaatselt“. AIRIS kuvab eelvaate katvusega %-des, näidates, kes on hõivatud ja kus jäävad avatud vahetused — nupuga „Kinnita“ salvestatakse plaan.
Haigusteate kohandamine
Kui keegi haigestub: „Haigusteate kohandamine“ → valige töötaja ja ajavahemik. AIRIS märgib vahetused „haigeks“ ja otsib asendajat; kui asendajat ei leita, tekib avatud vahetus, mida saab üle võtta.
Kui vahetus jääb täitmata, loob AIRIS selle „avatud vahetusena“ — see on nähtav üle asukohtade, et kättesaadavad kolleegid saaksid selle üle võtta.
Töötaja profiilis jaotises „HR-seaded“ → „Filiaalid“ määrate põwifiliaali, muud filiaalid, kus isik võib töötada, või lüliti „Asendustöötaja“ (kõik filiaalid). Automaatne graafik, asendamispäringud ja vabade vahetuste ülevõtmine rakenduses järgivad seda reeglit — samuti puhkeaega (EL/UK 11 tundi, Kanada 8), nädalatunde ja kvalifikatsiooni.
Kui keegi teatab haigestumisest (rakendus, AIRIS või puudumised), muutub tema vahetus vabaks ja süsteem otsib asendajat: esmalt oma filiaalist, seejärel lubatud naaberfiliaalidest, seejärel asendustöötajate seast — kes on saadaval, kvalifitseeritud ja kellel on vabu tunde. Filiaalijuhataja saab kohe tõuketeate ja kellukese teavituse koos ettepanekuga ning vajutab vahetuste plaanis nuppu „Saada päring“; kui lubate seda autonoomia seadetes (HR · Asenduse küsimine), küsib süsteem ise. Kolleeg saab tõuketeate ja WhatsAppi sõnumi valikutega „Võtan üle“ / „Ma ei saa“ — teadmata, kes ja miks puudub. Vastuseta liigub päring pärast tähtaja möödumist (10 kuni 60 minutit, olenevalt vahetuse algusest) järgmisele isikule.
Puudumise taotlemine & kinnitamine
Puhkus ja puudumised käivad jaotise Puudumised kaudu taotlusena → kinnitusena → kalendrikirjena. Ülejäänud puhkus ja kvoodid arvestatakse automaatselt.
Taotluse esitamine
Töötaja valib liigi (puhkus, haigus, eripuhkus), perioodi ja lisab vajadusel märkuse.
Kvoodi kontrollimine
Süsteem näitab järelejäänud õigust ja hoiatab meeskonnas kattuvuste korral.
Kinnita või lükka tagasi
Juht teeb otsuse kinnituste postkastis; töötajat teavitatakse automaatselt.
Kalender & Saldo
Kinnitatud puudumised ilmuvad meeskonna kalendrisse, ülejäänud puhkus uuendatakse koheselt.
Töötajad saavad vahetusi otse omavahel vahetada — vahetus edastatakse juhile kinnitamiseks.
Värbamine: ametipositsioonist töölevõtmiseni
Jaotises Värbamine kuulutate välja ametikohad ja juhite kandidaate värbamistoru kaudu kuni töölevõtmiseni — struktureeritult ja jälgitavalt.
Ametikoha loomine
Ametikoha assistendi kaudu sisestage tiitel, osakond, nõuded ja kuulutuse tekst.
Avaldamine
Aktiveerige ametikoht ja jagage kandideerimislink — saabuvad avaldused jõuavad automaatselt värbamistoru esimesse etappi.
Kandidaatide liigutamine
Liigutage kandidaate Kanban-tahvlil lohistamise teel läbi etappide (nt. Sõelumine → Intervjuu → Pakkumine).
Hindamine ja otsustamine
Fikseerige iga kandidaadi kohta hinnangud ja märkmed; tulemus (töölevõtmine/keeldumine) lõpetab kandideerimise.
Meeskonda kaasamine
Töölevõtmisel looge kandidaat töötajana jaotises Töötajad ning alustage sisseelamist.
Reisikulude esitamine ja hüvitamine
Ärireisid sisestatakse, kontrollitakse ja hüvitatakse jaotises Reisikulud reisina koos üksikute positsioonidega — sh läbisõidutasu ja päevarahad.
Reisi loomine
Sisestage reisi põhjus, sihtkoht ja periood.
Positsioonid ja kviitungid
Lisage üksikud kulud (hotell, rong, toitlustus) kviitungiga; sõidud läbisõidukalkulaatori kaudu, päevarahad päevarahade tabeli kaudu.
Esitama
Esitage täielik reis kontrollimiseks — summa arvutatakse automaatselt.
Kontrollima ja hüvitama
Juhtkond kinnitab sisendkaustas; kinnitatud summa on hüvitamiseks valmis.
Hindamised ja tulemuslikkus
- Ülevaated — struktureeritud töötajavestlused ja hindamistsüklid.
- Eesmärgid ja OKR — eesmärkide seadmine, edenemise mõõtmine, tulemuste fikseerimine.
- 1:1 vestlused — regulaarsete kohtumiste dokumenteerimine päevakava ja märkmetega.
- 360° tagasiside — tagasiside kogumine mitmest perspektiivist.
Määratlege sisseelamise mallid üks kord korrektselt — iga uus töötaja alustab koheselt täielikult ja ühtselt.