Ο σωρός των παραστατικών στο τέλος του μήνα: Πώς η TN προετοιμάζει το λογιστήριο

Οι περισσότερες επιχειρήσεις γνωρίζουν καλά αυτή τη διαδικασία: Στο τέλος του μήνα συγκεντρώνουν τα παραστατικά, τα ταξινομούν, τα καταχωρούν χειροκίνητα και τα στέλνουν στον λογιστή. Το πρόβλημα δεν είναι το κάθε μεμονωμένο παραστατικό, αλλά το γεγονός ότι συσσωρεύονται όλα μαζί. Η TN αλλάζει ριζικά αυτή την προσέγγιση: Κάθε παραστατικό διεκπεραιώνεται τη στιγμή ακριβώς που παραλαμβάνεται.

Το παραστατικό αναγνωρίζεται αυτόματα κατά την παραλαβή

Ένα τιμολόγιο φτάνει μέσω email. Προτού καν κάποιος το ανοίξει, τα στοιχεία του προμηθευτή, ο αριθμός τιμολογίου, η ημερομηνία, τα ποσά, ο ΦΠΑ και τα τραπεζικά στοιχεία έχουν ήδη εξαχθεί αυτόματα. Εάν ο προμηθευτής είναι ήδη καταχωρημένος, αναγνωρίζεται άμεσα. Εάν το ίδιο τιμολόγιο έχει ήδη ληφθεί, εμφανίζεται σχετική ειδοποίηση. Εάν το ποσό υπερβαίνει ένα καθορισμένο όριο, το τιμολόγιο προωθείται αυτόματα για έγκριση.

Οι πληρωμές αντιστοιχίζονται αυτόματα με τα τιμολόγια

Από την άλλη πλευρά βρίσκονται οι εισπράξεις και οι πληρωμές. Η TN τις αντιστοιχίζει στα ανοιχτά τιμολόγια με βάση τον αριθμό αναφοράς, το ποσό και την επωνυμία. Ό,τι δεν μπορεί να αντιστοιχιστεί με απόλυτη βεβαιότητα, καταλήγει σε μια λίστα ελέγχου. Το σημαντικότερο: Το σύστημα προτείνει, αλλά ο άνθρωπος επιβεβαιώνει.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι πλέον γεγονός

Στη Γερμανία, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται από την 1η Ιανουαρίου 2025 να έχουν τη δυνατότητα παραλαβής ηλεκτρονικών τιμολογίων (E-Rechnung), ενώ η έκδοσή τους καθίσταται σταδιακά υποχρεωτική. Παρόμοιες διαδικασίες εφαρμόζονται και στις υπόλοιπες χώρες της ΕΕ. Όποιος διαχειρίζεται ήδη τα παραστατικά του ψηφιακά και δομημένα, αντιμετωπίζει αυτή τη μετάβαση με σημαντικά λιγότερο κόπο.

Τα οφέλη για τον φοροτεχνικό και το λογιστικό γραφείο

Αντί για έναν άναρχο σωρό εγγράφων, παραδίδεται μια καθαρή εξαγωγή δεδομένων: ψηφιοποιημένα παραστατικά, αντιστοιχισμένες πληρωμές και τυποποιημένη μορφή αρχείων. Η ουσιαστική φορολογική αξιολόγηση παραμένει στην αρμοδιότητα του λογιστή, ενώ η χρονοβόρα αναζήτηση εγγράφων εξαλείφεται πλήρως.