Organizasyon, zaman takibi, devamsızlıklar ve işe alım.
En Önemli Alanlar
- Organizasyon — Yapı ve Hiyerarşi.
- Personel — Çalışan Profilleri ve Ana Veriler.
- Zaman Takibi — Çalışma Saatleri ve Saatlik Ücretler.
- Devamsızlıklar — İzin ve Devamsızlıklar, Vardiya Değişimi.
- İşe Alım — Yeni Çalışanlar için Kontrol Listeleri ve Şablonlar.
- Değerlendirmeler ve Performans — Değerlendirmeler.
- İşe Alım — Pozisyonlar ve Başvurular.
- Seyahat Giderleri — Harcamalar ve Geri Ödeme.
Çalışan Oluşturma ve İşe Alıştırma
Her çalışan bir kez Çalışanlar altında oluşturulur — ana veriler, sözleşme ve erişim bilgileri tüm İK alanlarında kullanılabilir. Bir İşe Alıştırma şablonu ile her yeni işe alım hemen eksiksiz başlar.
Çalışan Oluştur
Çalışanlar altında "Yeni Çalışan"a tıklayın — ad, pozisyon, departman ve işe başlama tarihini girin.
Ana Verileri Tamamla
Profildeki sekmeleri gözden geçirin: banka bilgileri, acil durum irtibatı, nitelikler, vergi ve sözleşme bilgileri.
İşe Alıştırma Şablonu Ata
Onboarding Şablonları adresinden bir şablon seçin — tüm görevleri içeren kontrol listesi otomatik olarak oluşturulur.
İlerlemeyi Takip Et
Tamamlanan adımları işaretleyin; durum, çalışanın ne zamana kadar tamamen işe alıştırıldığını gösterir.
AIRIS Erişimi Ver
Gerekirse AIRIS Erişimi altından davet edin — çalışan daha sonra zaman ve devamsızlıklarını kendisi kaydeder.
Zaman Kaydı ve Onay
Çalışma saatleri Zaman Takibi altında kaydedilir, yönetici tarafından onaylanır ve otomatik olarak analizlere ve bordro hazırlığına dahil edilir.
Zaman Kaydet
Çalışanlar giriş/çıkış yaparak veya molalar ve proje/aktivite ile manuel olarak zamanları kaydeder.
Ekip Genel Bakışını Kontrol Et
Yönetici, ekipteki tüm kaydedilen zamanları görür ve eksik veya dikkat çekici kayıtları tespit eder.
Onayla
Doğru girişleri onaylayın — yalnızca onaylanmış zamanlar analizler ve faturalandırma için sayılır.
Analiz Et
Raporlar aracılığıyla her çalışan veya dönem için saatleri, fazla mesaileri ve bakiyeleri dışa aktarın.
Vardiyalı çalışmada, vardiya planında (Roster) tüm haftaları önceden planlayın — hedef saatler daha sonra kayıt için şablon görevi görür.
Gece ve hafta sonu nöbetleri (örn. SHK acil servis) için zaman takibinde 'Nöbet' sekmesi bulunmaktadır: Seçilen teknisyenler için rotasyon oluşturun, nöbeti devredin veya bir gerekçeyle iptal edin — plan kanıt olarak saklanır.
Bir müşteri tesisindeki QR çıkartması üzerinden acil bir arıza bildirdiğinde, nöbet planına göre görevli olan kişi uyarılır. „Devralıyorum“ ile görevlendirilir; devralınmazsa alarm, ayarlanan sürenin ardından bir sonraki kişiye, en son işletme yönetimine iletilir. Ofis, görev durumunu görür („Nöbetçi uyarıldı“, „Nöbetçi devraldı“). „Alarm aktif“ anahtarını ve süreyi „Nöbet“ sekmesindeki „Acil Servis Alarmı“ kartından ayarlayabilirsiniz; „Son alarmlar“ altında her kademe için neyin iletildiği veya atlandığı listelenir. DivineMind şu anda telefondaki acil durumları otomatik olarak kabul etmemektedir — ayrıntılar SHK bölümünde.
Otomatik Vardiya Planı: İhtiyaç ve Uygunluğa Göre
AIRIS, haftalık vardiya planını her konum için personel ihtiyacına, çalışma saatlerine ve çalışanların uygunluğuna göre otomatik olarak oluşturur. Onaylanmış devamsızlıklar (izin/hastalık) ve önceden planlanmış vardiyalar bu süreçte dikkate alınır.
Çalışma Saatleri ve İhtiyaçları Tanımlayın
Ayarlar → Konumlar → Konumun yanındaki dişli simgesi → „Vardiya Planı“ sekmesi: Her hafta günü için çalışma saatlerini ve asgari personel sayısını (Gün, Zaman Dilimi, Rol, Sayı) girin.
Her Çalışan İçin Uygunluk ve İstekler
Çalışan profilinde „İK Ayarları“ altında, her hafta günü için uygunluğu (zaman dilimi) ve isteğe bağlı tercihleri girin. Boş = o gün uygun değil.
Otomatik Oluştur
Vardiya planında haftayı seçin ve „Otomatik Oluştur“ düğmesine tıklayın. AIRIS, % cinsinden kapsama oranı, kimlerin görevli olduğu ve nerede açık vardiyaların kaldığına dair bir önizleme gösterir — „Uygula“ ile plan kaydedilir.
Hastalık Bildirimini Düzenle
Biri hastalandığında: „Hastalık Bildirimini Düzenle“ → Çalışanı ve dönemi seçin. AIRIS vardiyaları „hasta“ olarak işaretler ve yerine birini arar; kimse bulunamazsa, devralınacak açık bir vardiya oluşur.
Bir vardiya boş kalırsa, AIRIS onu „açık vardiya“ olarak oluşturur — konumlar arası görünür, böylece uygun meslektaşlar onu devralabilir.
Çalışan profilinde "İK Ayarları" → "Şubeler" altında ana şubeyi, kişinin çalışabileceği diğer şubeleri veya "Yedek Personel" (tüm şubeler) seçeneğini belirleyebilirsiniz. Otomatik vardiya planlaması, yedek çağrıları ve uygulamadaki açık vardiya alımları bu kurala uyar; ayrıca dinlenme süreleri (AB/BK 11 saat, Kanada 8 saat), haftalık çalışma saatleri ve nitelikler de dikkate alınır.
Biri hastalık izni bildirdiğinde (uygulama, AIRIS veya izinler üzerinden), vardiyası açık hale gelir ve sistem uygun, nitelikli ve çalışma saati hakkı olan yedek personeli arar: önce kendi şubesinden, sonra onaylı komşu şubelerden, ardından yedek havuzundan. Şube müdürüne anında öneri içeren bildirim ve zil uyarısı gider; müdür vardiya planından "Talep gönder"e basar. Yetki ayarlarında izin verirseniz (İK · Yedek talep et), sistem talebi otomatik iletir. İlgili çalışana, kimin neden gelemediği belirtilmeden "Kabul ediyorum" / "Müsait değilim" seçenekli bildirim ve WhatsApp mesajı gider. Yanıt gelmezse talep, belirlenen sürenin ardından (vardiya başlangıcına bağlı olarak 10 ila 60 dakika) sıradaki kişiye aktarılır.
Devamsızlık Başvurusu ve Onayı
İzin ve devamsızlıklar Devamsızlıklar üzerinden başvuru → onay → takvim girişi olarak işlenir. Kalan izin ve kotalar otomatik olarak hesaplanır.
Başvuru Yap
Çalışan türü (izin, hastalık, özel izin), dönemi seçer ve gerekirse bir not ekler.
Kotayı Kontrol Et
Sistem kalan hakkı gösterir ve ekipteki çakışmalarda uyarır.
Onayla veya Reddet
Yönetici onay gelen kutusunda karar verir; çalışan otomatik olarak bilgilendirilir.
Takvim ve Bakiye
Onaylanan devamsızlıklar ekip takviminde görünür, kalan izin hemen güncellenir.
Çalışanlar vardiyaları doğrudan kendi aralarında değiştirebilirler — değişim onay için yöneticiye iletilir.
İşe Alım: İlandan İşe Yerleştirmeye
İşe Alım altında pozisyonları ilan eder ve adayları bir işe alım sürecinde yapılandırılmış ve izlenebilir bir şekilde işe yerleştirmeye kadar yönlendirirsiniz.
Pozisyon Oluştur
Pozisyon asistanı aracılığıyla başlık, departman, gereksinimler ve ilan metnini girin.
Yayınla
Pozisyonu aktif hale getirin ve başvuru linkini paylaşın — gelen başvurular otomatik olarak ilk işe alım aşamasına düşer.
Adayları İlerle
Kanban panosunda adayları sürükle ve bırak ile aşamalar arasında taşıyın (örn. İnceleme → Mülakat → Teklif).
Değerlendir ve Karar Ver
Her aday için değerlendirmeleri ve notları kaydedin; bir sonuç (İşe Alım/Red) başvuruyu tamamlar.
Ekibe Dahil Et
İşe alımda adayı Çalışanlar altında çalışan olarak oluşturun ve işe alıştırmayı başlatın.
Seyahat Masraflarını Gönder ve Geri Al
İş seyahatleri Seyahat Giderleri altında tek tek kalemlerle bir seyahat olarak kaydedilir, kontrol edilir ve geri ödenir — kilometre ücreti ve harcırahlar dahil.
Seyahat Oluştur
Seyahatin nedenini, hedefini ve süresini girin.
Kalemler ve Belgeler
Tek tek harcamaları (otel, tren, ağırlama) belge ile ekleyin; kilometre hesaplayıcı ile yolculukları, harcırah tablosu ile günlük ödenekleri ekleyin.
Gönder
Tamamlanmış seyahati inceleme için gönderin — toplam otomatik olarak hesaplanır.
İncele ve Geri Öde
Yönetici gelen kutusunda onaylar; onaylanan miktar geri ödeme için hazır hale gelir.
Değerlendirmeler ve Performans
- İncelemeler — yapılandırılmış çalışan görüşmeleri ve değerlendirme döngüleri.
- Hedefler ve OKR — hedefler belirleyin, ilerlemeyi ölçün, sonuçları kaydedin.
- 1:1 Görüşmeler — gündem ve notlarla düzenli toplantıları belgeleyin.
- 360° Geri Bildirim — birden fazla perspektiften geri bildirim alın.
İşe alım şablonlarını bir kez düzgünce tanımlayın — her yeni işe alım hemen eksiksiz ve tutarlı bir şekilde başlar.