Nematomas mokestis: 346 500 € per metus, kurių niekas nemato jūsų balanse
Jau daugelį metų matau, kaip biurokratija stabdo vidutinio dydžio įmones. Šis „nematomas mokestis“ 30 darbuotojų komandai kasmet kainuoja per 346 500 €. Parodysiu, kaip apskaičiuoti šias išlaidas ir kaip AaaS padeda susigrąžinti prarastą vertės kūrimą.
Nematomas mokestis: 346 500 € per metus, kurių niekas nemato jūsų balanse
Būdamas DivineMind.AI vadovu, kasdien kalbuosi su kitais verslininkais, vidutinio verslo vadovais, kurie, kaip ir aš, kovoja dėl kiekvieno maržos procento ir kiekvienos savo vertingų darbuotojų valandos. Jau mėnesių mėnesius matau, kaip daugelis mano kolegų grumiasi su ta pačia, dažnai nematoma problema – biurokratija. Tai klastinga, tačiau didžiulė našta, tam tikras „nematomas mokestis“, kurio niekas neįtraukia į pelno (nuostolių) ataskaitą, tačiau jis sumokamas kiekvieną dieną iš naujo.
Galbūt klausiate savęs: kaip apskaičiuoti realias biurokratijos išlaidas mano 30 darbuotojų įmonėje ir kiek iš tiesų turėtų kainuoti automatizacija, sprendžianti šią problemą? Būtent šiuos klausimus šiandien noriu panagrinėti remdamasis mūsų pačių patirtimi bei nesuskaičiuojamais pokalbiais. Pateiksiu konkretų skaičiavimą, kuris iš pirmo žvilgsnio šokiruoja, tačiau, deja, atspindi karčią realybę.
Skaudi matematika: jūsų vidutinės įmonės biurokratijos kaštai
Paskaičiuokime viską visiškai pragmatiškai. Įsivaizduokite tipinę vidutinio verslo įmonę, turinčią 30 darbuotojų. Jokios milžiniškos korporacijos būstinės, tiesiog patikimas verslas, kasdien kuriantis vertę. Pastebėjau, kad vidutiniškai kiekvienas darbuotojas – nepriklausomai nuo jo pagrindinių pareigų – kasdien praleidžia apie 1,5 valandos grynai administraciniams darbams, sistemų priežiūrai, formų pildymui, informacijos paieškai ar rankiniam duomenų perkėlimui. Tai nėra spėjimas iš piršto laužtas – tai skaičius, kurį matome daugelyje savo atliktų analizų.
Paskaičiuokime metiniu mastu: jei kiekvienas iš jūsų 30 darbuotojų skiria po 1,5 valandos per dieną biurokratijai, tai sudaro 45 valandas kasdien. Skaičiuojant vidutiniškai 220 darbo dienų per metus, kalbame apie 9 900 prarastų vertės kūrimo valandų. O kiek iš tiesų kainuoja viena jūsų darbuotojo valanda? Įvertinę ne tik bazinį atlyginimą, bet ir mokesčius, infrastruktūrą, biuro patalpas bei kitas netiesiogines išlaidas, greitai gauname mažiausiai 35 € efektyvų valandinį įkainį. Daugelis jūsų žino, kad įvairiuose sektoriuose šis skaičius yra dar gerokai didesnis.
Šokiruojantis skaičiavimas: 30 darbuotojų × (1,5 val. biurokratijos per dieną × 220 darbo dienų × 35 € efektyvus valandinis įkainis) = 346 500 € prarastos vertės per metus.
Ši suma yra didesnė už daugelio vidutinio dydžio įmonių rinkodaros biudžetus. Tai tylus, nematomas mokestis, kuris tiesiogiai mažina jūsų maržas, niekada nepasirodydamas kaip atskira eilutė pelno (nuostolių) ataskaitoje. Niekas balanse neįrašo „biurokratijos nuostolių“, tačiau jie yra realūs ir stabdo jūsų augimą.
Mano paties kelias: nuo problemos iki sprendimo
Visiškai suprantu jūsų skepticizmą. Dar prieš dvejus metus mes DivineMind.AI susidūrėme su lygiai ta pačia problema. Buvome sparčiai auganti įmonė ir mačiau, kaip mano komanda praleidžia vis daugiau laiko administracinėms užduotims, užuot susitelkusi į esmines kompetencijas. Pardavimų vadybininkai valandų valandas pildė CRM įrašus. Personalas klampojo per „Excel“ lenteles. Finansų skyrius rankiniu būdu tikrino sąskaitas. Tai kėlė nusivylimą, nes žinojau, kad tikrasis mano komandos potencialas glūdi kitur.
Tada bandėme problemą spręsti pavieniais SaaS įrankiais. Tačiau dažnai šie įrankiai sukurdavo tik izoliuotus sprendimus, kurie atnešdavo naujų integracijos trikdžių arba padengdavo tik menką administracinės naštos dalį. Rankinio darbo valanda niekur nedingo. Būtent tada gimė AIRIS idėja ir mūsų AaaS modelis: automatizacija, kuri suteikia ne tik įrankį, bet ir atlieka visą užduotį už jus.
Biurokratija vidutiniame versle: kur iš tiesų pradingsta laikas
Kur konkrečiai ištirpsta tos 1,5 valandos vienam darbuotojui? Sąrašas ilgas ir dažnai stebėtinai kasdieniškas:
- Duomenų priežiūra: CRM įrašai po pokalbių su klientais, pagrindinių duomenų atnaujinimas, rankinis informacijos perkėlimas tarp skirtingų sistemų.
- Ataskaitų rengimas: skaičių rinkimas mėnesio ataskaitai, prezentacijų kūrimas, atitikties (compliance) dokumentų pildymas.
- Komunikacija: el. laiškų formulavimas, atsakymai į pasikartojančias užklausas, susitikimų derinimas.
- Personalo administravimas: naujų darbuotojų įvedimas, bylų administravimas, atostogų prašymai, darbo laiko apskaita.
- Finansiniai procesai: sąskaitų faktūrų rengimas, mokėjimų sutikrinimas, duomenų ruošimas buhalteriui.
Kiekviena ši užduotis atskirai galbūt trunka vos keletą minučių. Tačiau sudėjus jas per visą dieną, savaitę ir metus, susidaro šis milžiniškas „nematomas mokestis“ jūsų personalo kaštams. Būtent daugybė smulkių dūrių galiausiai atveria didžiausią žaizdą.
AIRIS praktikoje: kaip kovojame su nematomu mokesčiu
Čia į pagalbą ateina DivineMind.AI su AIRIS. Mes nesiūlome dar vieno programinės įrangos valdymo skydelio, kurį jūsų darbuotojai turėtų mokytis valdyti. Mes siūlome automatizaciją kaip paslaugą (AaaS), kuri visiškai pakeičia rankinį darbą. Leiskite pateikti konkretų pavyzdį iš mūsų pačių pardavimų komandos, kurį asmeniškai stebėjau diegiant pirmąsias AIRIS versijas:
Sarah, viena iš mūsų pardavimų komandos narių, po susitikimo su klientu sėda į automobilį. Anksčiau ji būtų rašiusis pastabas, o vėliau biure rankiniu būdu suvedinėjusi jas į CRM, rengusi komercinio pasiūlymo juodraštį ir derinusi kito susitikimo laiką. Šiandien ji paspaudžia balso mygtuką savo išmaniajame telefone ir per 90 sekundžių išsako svarbiausius pokalbio akcentus bei įspūdžius. Kol ji pasiekia kitą klientą, CRM įrašas
Žymės
bürokratie-kostenroi-mittelstandverwaltungs-aufwandaaasdivinemind-aiDažniausiai užduodami klausimai
Daugiau to? Kartą per savaitę į Jūsų pašto dėžutę
Praktinės įžvalgos, ES atitikties atnaujinimai ir rezultatų istorijos iš vidutinių įmonių pilotinių projektų. Jokio šlamšto – atsisakyti prenumeratos galite bet kada.