Organizzazzjoni, Traċċar tal-Ħin, Assenzi u Reklutaġġ.
Oqsma Ewlenin
- Organizzazzjoni — Struttura u Ġerarkija.
- Persunal — Profili tal-Impjegati u Dati Bażiċi.
- Traċċar tal-Ħin — Ħinijiet tax-Xogħol u Rati fis-Siegħa.
- Assenzi — Leave u Assenzi, Skambju ta' Shifts.
- Onboarding — Listi ta' Kontroll u Mudelli għal Kollegi Ġodda.
- Reviżjonijiet u Prestazzjoni — Valutazzjonijiet.
- Reklutaġġ — Pożizzjonijiet u Applikazzjonijiet.
- Spejjeż tal-Ivvjaġġar — Spejjeż u Rimbors.
Oħloq & Integrazzjoni ta' Impjegati
Kull impjegat jinħoloq darba taħt Impjegati — id-dejta bażika, il-kuntratt u l-aċċessi jkunu disponibbli għad-dipartimenti kollha tal-HR. B'mudell ta' integrazzjoni, kull reklutaġġ ġdid jibda immedjatament b'mod sħiħ.
Oħloq Impjegat
Taħt Impjegati, ikklikkja fuq „Impjegat Ġdid“ — daħħal l-isem, il-pożizzjoni, id-dipartiment u d-data tal-bidu.
Imla d-Dejta Bażika
Fil-profil, irrevedi t-tabs: Dettalji bankarji, kuntatt ta' emerġenza, kwalifiki, dejta fiskali u kuntrattwali.
Assenja Mudell ta' Integrazzjoni
Agħżel mudell minn Mudelli ta' Onboarding — il-lista ta' kontroll bil-kompiti kollha tinħoloq awtomatikament.
Segwi l-Progress
Immarka l-passi kompluti; l-istatus juri meta l-impjegat ikun integrat kompletament.
Agħti Aċċess għall-AIRIS
Jekk meħtieġ, stieden taħt Aċċess għall-AIRIS — l-impjegat imbagħad jirreġistra l-ħinijiet u l-assenza hu stess.
Reġistrazzjoni tal-Ħin & Approvazzjoni
Il-ħinijiet tax-xogħol jiġu rreġistrati f'Traċċar tal-Ħin, approvati mill-maniġer u jidħlu awtomatikament f'analiżijiet u fil-preparazzjoni tal-pagi.
Irreġistra l-Ħin
L-impjegati jirreġistraw permezz ta' Dħul/Ħruġ jew idaħħlu l-ħinijiet manwalment — b'pawżi u proġett/attività.
Irrevedi l-Ħarsa Ġenerali tat-Tim
Il-maniġer jara l-ħinijiet irreġistrati kollha fit-tim u jidentifika reġistrazzjonijiet neqsin jew mhux tas-soltu.
Approva
Approva d-dħul korrett — ħinijiet approvati biss jgħoddu għall-analiżijiet u l-kontabilità.
Evalwa
Permezz tar-rapporti, esporta sigħat, sahra u bilanċi għal kull impjegat jew perjodu.
Għal xogħol b'xiftijiet, ippjana ġimgħat sħaħ minn qabel fir-roster — il-ħinijiet skedati jservu bħala mudell għar-reġistrazzjoni.
Għad-disponibbiltà bil-lejl u fi tmiem il-ġimgħa (eż. servizz ta' emerġenza SHK), hemm it-tab “Disponibbiltà” fir-reġistrazzjoni tal-ħin: oħloq rotazzjoni fuq it-tekniċi magħżula, ittrasferixxi d-disponibbiltà jew ikkanċella b'raġuni — il-pjan jibqa' bħala prova.
Jekk klijent jirrapporta ħsara urġenti permezz tal-istiker QR fuq is-sistema tiegħu, il-persuna fuq xogħol skont l-iskeda tkun allarmata. Permezz ta' „Nieħu f'idejja“, tiġi assenjata għall-intervent; mingħajr aċċettazzjoni, l-allarm jgħaddi għall-persuna li jmiss wara t-terminu stabbilit, u fl-aħħar għall-maniġment. L-uffiċċju jara l-istat tal-intervent („Allarm mibgħut“, „Xogħol meħud f'idejn“). Issettja l-iswiċċ „Allarm attiv“ u t-terminu fit-tab „On-call“ fuq il-biljett „Allarm tas-servizz ta' emerġenza“; taħt „L-aħħar allarmi“ tara għal kull livell x'intbagħat jew inqabeż. Bħalissa DivineMind ma tirċevix emerġenzi bit-telefon awtomatikament — dettalji fil-kapitolu SHK.
Skeda Awtomatika: minn Bżonnijiet u Disponibbiltà
AIRIS toħloq l-iskeda tal-ġimgħa awtomatikament: mill-bżonnijiet tal-persunal għal kull post, il-ħinijiet tal-ftuħ u d-disponibbiltà tal-impjegati. Assenzi approvati (leave/mard) u shifts diġà ppjanati jiġu kkunsidrati.
Ħinijiet tal-Ftuħ u Daħħal il-Bżonnijiet
Issettjar → Postijiet → Ikona tas-settings fil-post → Tab “Skeda”: Daħħal il-ħinijiet tal-ftuħ għal kull jum tal-ġimgħa u l-għadd minimu ta' persunal (Jum, Tieqa ta' Ħin, Rwol, Numru).
Disponibbiltà u Xewqat għal kull Impjegat
Fil-profil tal-impjegat taħt “Settings tal-HR” daħħal id-disponibbiltà għal kull jum tal-ġimgħa (tieqa ta' ħin) u xewqat fakultattivi. Vojsa = mhux disponibbli f'dak il-jum.
Oħloq Awtomatikament
Fl-iskeda tax-shifts agħżel il-ġimgħa u kklikkja “Oħloq Awtomatikament”. AIRIS turi preview bil-kopertura f'%, min hu assenjat u fejn jibqgħu shifts miftuħa — bil-buttuna “Applika” l-pjan jiġi ssejvjat.
Aġġusta Rapport ta' Mard
Jekk xi ħadd jimrad: “Aġġusta Rapport ta' Mard” → agħżel impjegat u perjodu. AIRIS timmarka x-shifts bħala “mard” u tfittex sostitut; jekk ma jinstabx, tinħoloq shift miftuħa biex tiġi assenjata.
Jekk shift tibqa' mhux assenjata, AIRIS toħloqha bħala “shift miftuħa” — viżibbli bejn il-postijiet, sabiex kollegi disponibbli jkunu jistgħu jassumuhom.
Fil-profil tal-impjegat taħt "Settings tal-HR" → "Friegħi", tista' tissettja l-fergħa prinċipali, friegħi oħra fejn il-persuna tista' taħdem, jew l-għażla "Sostitut" (kull fergħa). L-iskeda awtomatika, it-talbiet għal sostituzzjoni u t-teħid ta' xiftijiet miftuħa fl-app isegwu dawn ir-regoli — kif ukoll il-ħinijiet ta' mistrieħ (EU/UK 11-il siegħa, Kanada 8), sigħat fil-ġimgħa u kwalifiki.
Jekk xi ħadd jirrapporta ma jiflaħx (App, AIRIS jew Assenzi), ix-xift tiegħu jsir miftuħ u s-sistema tfittex sostitut: l-ewwel fil-fergħa tiegħu stess, imbagħad friegħi fil-qrib b'awtorizzazzjoni, imbagħad sostituti — min hu disponibbli, kwalifikat u għad għandu sigħat liberi. Il-maniġer tal-fergħa jirċievi immedjatament notifika push u qanpiena bil-proposta u jagħfas "Ibgħat talba" fl-iskeda tax-xiftijiet; jekk tawtorizzaha fis-setup tal-awtonomija (HR · Itlob sostitut), is-sistema titlob awtomatikament. Il-kollega jirċievi push u WhatsApp b'"Nieħdu jien" / "Ma nistax" — mingħajr ma jkun jaf min hu ma jiflaħx u għaliex. Jekk ma jkunx hemm tweġiba wara l-iskadenza (10 sa 60 minuta, skont il-bidu tax-xift), it-talba tmur għall-persuna li jmiss.
Applika & Approva Assenza
Leave u assenzi jiġu pproċessati permezz ta' Assenzi bħala Applikazzjoni → Approvazzjoni → Dħul fil-Kalendarju. Il-leave li jifdal u l-kwoti jiġu kkalkulati awtomatikament.
Applika
L-impjegat jagħżel it-tip (leave, mard, leave speċjali), il-perjodu u jżid nota jekk meħtieġ.
Iċċekkja l-Kwota
Is-sistema turi d-dritt li jifdal u twissi dwar sovrappożizzjonijiet fit-tim.
Approva jew Irrifjuta
Il-maniġer jiddeċiedi fl-inbox tal-approvazzjoni; l-impjegat jiġi notifikat awtomatikament.
Kalendarju & Bilanċ
Assenzi approvati jidhru fil-kalendarju tat-tim, il-leave li jifdal jiġi aġġornat immedjatament.
L-impjegati jistgħu jiskambjaw xiftijiet direttament bejniethom — l-iskambju jiġi mgħoddi lill-maniġer għall-konferma.
Reklutaġġ: mill-pożizzjoni sal-impjieg
Taħt Reklutaġġ, tista' tirrekluta għal pożizzjonijiet u tmexxi l-applikanti tul pipeline sal-impjieg — b'mod strutturat u traċċabbli.
Oħloq Pożizzjoni
Permezz tal-Assistent tal-Pożizzjonijiet, daħħal it-titlu, id-dipartiment, ir-rekwiżiti u t-test tar-reklamar.
Ippubblika
Attiva l-pożizzjoni u aqsam il-link tal-applikazzjoni — l-applikazzjonijiet deħlin jinżlu awtomatikament fl-ewwel stadju tal-pipeline.
Mexxi l-Applikanti
Mexxi l-kandidati fil-bord Kanban permezz ta' drag & drop mill-istadji (eż. Reviżjoni → Intervista → Offerta).
Evalwa & Iddeċiedi
Irreġistra evalwazzjonijiet u noti għal kull kandidat; riżultat (impjieg/rifjut) itemm l-applikazzjoni.
Integrazzjoni fit-Tim
Mal-impjieg, oħloq il-kandidat bħala impjegat taħt Impjegati u ibda l-integrazzjoni.
Issottometti & rimbors spejjeż tal-ivvjaġġar
Vjaġġi tan-negozju jiġu rreġistrati f'Spejjeż tal-Ivvjaġġar bħala vjaġġ b'oġġetti individwali, ivverifikati u rrimborsati — inklużi l-ispejjeż tal-mili u rati fissi.
Oħloq vjaġġ
Irreġistra l-okkażjoni, id-destinazzjoni u l-perjodu tal-vjaġġ.
Oġġetti & Irċevuti
Żid spejjeż individwali (lukanda, ferrovija, divertiment) b'irċevuta; vjaġġi permezz tal-kalkulatur tal-mili, rati ta' kuljum permezz tat-tabella tar-rati fissi.
Issottometti
Issottometti vjaġġ komplut għall-verifika — is-somma tiġi kkalkulata awtomatikament.
Ivverifika & rimbors
Il-maniġer japprova fl-Inbox; l-ammont approvat huwa lest għar-rimbors.
Evalwazzjonijiet & Prestazzjoni
- Reviżjonijiet — laqgħat strutturati mal-impjegati u ċikli ta' evalwazzjoni.
- Għanijiet & OKR — issettja għanijiet, kejjel il-progress, irreġistra r-riżultati.
- Laqgħat 1:1 — iddokumenta appuntamenti regolari b'aġenda u noti.
- Feedback 360° — akkwista rispons minn perspettivi multipli.
Iddefinixxi l-mudelli ta' onboarding b'mod ċar darba — kull reklutaġġ ġdid jibda immedjatament b'mod sħiħ u uniformi.